Finanzen und Buchhaltung

Die Implementierung des Themas Fundraising in der Fläche wurde in der pfälzischen Landeskirche vornehmlich durch die Ausbildung von Gemeindepfarrern zu Fundraising-Beauftragten ihres jeweiligen Kirchenbezirks (Kirchenkreises) realisiert. In beiden Ausbildungskursen stellte sich sehr rasch die Zusammenarbeit mit den Verwaltungsämtern (in anderen Landeskirchen auch „Kirchenkreisämter“ oder „Verwaltungs- und Serviceämter" genannt) als eines der Hemmnisse für erfolgreiches Fundraising heraus. Die Reibungspunkte, die sich aus den geschilderten Erfahrungen ergeben, sind wesentlich vielfältiger, als sich von außen betrachtet vermuten lässt. Die Situation als „Aufeinandertreffen verschiedener Welten“ zu beschreiben, ist sicherlich nicht übertrieben.

Die nachstehenden Ausführungen sollen dies verdeutlichen. Es gilt im Fundraising bekanntlich das Prinzip der Glaubwürdigkeit. Dafür müssen die agierenden Personen auf Rückfrage in der Lage sein, die wirtschaftliche Gesamtsituation der Organisation, für die sie werben, darzustellen. Das wiederum setzt voraus, dass diese Informationen transparent zuganglich sind. Da Kirchengemeinden als Körperschaften des öffentlichen Rechts gesetzlich dazu verpflichtet sind, ihre Haushalte und Jahresrechnungen offenzulegen, sollte dies eigentlich kein Problem darstellen. Doch wer kann schon einen nach kameralen Grundsätzen, wie sie in der pfälzischen Landeskirche noch gelten, aufgestellten Haushaltsplan einer GroGstadtgemeinde mit mehreren diakonischen Einrichtungen, womöglich wie in der Vergangenheit noch untergliedert in einen Verwaltungs- und Vermögensteil, wirklich lesen, verstehen und die richtigen Schlüsse ziehen?

Selbstverständlich gilt, dass die Presbyterien (Kirchengemeinderäte/-vorstände) beschließen, das geschäftsführende Pfarramt anordnet und die Verwaltung ausführt. Aber nicht immer deckt sich das Geltende mit der Praxis vor Ort. Deshalb wird dringend empfohlen, dass Fundraiser rechtzeitig zusammen mit der Verwaltung in jeder Haushaltsperiode den Haushalt nach seinen Kernaussagen durchleuchten, Szenarien der Chancen und Risiken entwickeln und gemeinsam Möglichkeiten einer sinnvollen Buchung von geplanten Projekten und Fundraisingmaßnahmen vorsehen.

Das kirchliche Finanzwesen ermoglicht häufig mehr Transparenz, als tatsächlich zugelassen wird. So ist es beispielsweise nicht zwingend notwendig, dass Spenden für mehrere Fundraisingprojekte zugunsten des gleichen Handlungsfelds in einer einzelnen Haushaltsstelle mit der Gruppierung „Spenden“ gesammelt werden. Vielmehr ist es durch die Verwendung sogenannter Objektziffern möglich, die Projekte getrennt voneinander sowohl im Haushaltsplan als auch sp#ter in der Jahresrechnung abzubilden. So sorgt man nicht nur für die korrekte Zuordnung der Mittel, sondern erleichtert auch die Beobachtung und Evaluation der Fundraisingmaßnahmen.

Erfahrungsgemäß erhöhen sich die Einnahmen beim Opfergeld (Gottesdienstkollekte für die eigene Gemeinde), wenn bei der Ankündigung ein konkretes Projekt genannt wird. Das führte in der Vergangenheit zu Diskussionen, weil seitens der Verwaltung die Auffassung vertreten wurde, ein solches Vorgehen sei nicht zulässig, weil Opfergelder stets unter der Gliederung „Gottesdienst“ zu verbuchen seien. Doch inzwischen konnte geklärt werden, dass diese Einnahmen unter Verwendung der Gruppierung „Opfergeld“ auch unter jeder anderen Gliederung, je nach Verwendungszweck, im Haushaltsplan veranschlagt und später gebucht werden dürfen. Das führte in einzelnen Kirchengemeinden zu einer deutlichen Steigerung der Einnahmen aus dem Opfergeld.

Die Verwaltungsstrukturen von Kirchengemeinden und Landeskirchen sind häufig noch nicht aufdas systematische Einwerben von Spenden eingestellt. Das zeigt sich besonders in der Praxis der Kontoführung. Im Sinne des Prinzips der Einheitskasse wird meist der gesamte Zahlungsverkehr alter verwalteten Kirchengemeinden über ein einziges Bankkonto abgewickelt, das durch das Verwaltungsamt eingerichtet ist. Erscheinen nun auf einem Kontoauszug die Infonnationen "500,00 Euro/Kirchenrenovierung/Max Meier", dann beginnen die Recherchen, welcher Kirchengemeinde diese Spende zuzuordnen ist.

Das ist nicht nur teuer, sondern auch zeitraubend. In Kombination mit etwaigen Buchungsrückstanden kann das sogar dazu führen, dass die Information über den Eingang einer Zuwendung oder gar die Zuwendung selbst den Empfänger nicht rechtzeitig oder gar nicht erreicht. Man kann sich vorstellen, welche Folgen das für das Bild einer seriösen, spendensammelnden Organisation hat! Jeder Gemeinde-Fundraiser sollte daher im Gespräch mit dem zuständigen Verwaltungsamt nach Möglichkeiten zur Optimierung dieses Verfahrens suchen.

Fur ein erfolgreiches Fundraising elementar ist die zeitnahe Information über eingegangene Zuwendungen. Der möglichst umgehende Dank samt Zuwendungsbestätigung gehören zum „Einmaleins“ jeder Fundraisingausbildung. Doch wie so oft klaffen hier Theorie und Praxis weit auseinander.

Ist eine Spende eingegangen und der richtigen Kirchengemeinde zugeordnet, kommt es darauf an, diese Information dem Fundraiser der Kirchengemeinde auch möglichst schnell zur Verfügung zu stellen. Idealerweise hat die Kirchengemeinde die Möglichkeit, die Kontobewegungen selbst einzusehen, andernfalls kann das Gewünschte auch durch die Übermittlung einer Datei, beispielsweise im csv-Format, geliefert werden. So ist eine schnelle Übermittlung von Dank und Zu-wendungsbestäigung möglich. Steht schließlich eine leistungsfähige Fundraising-Software zur Verfügung, so kann dieser Vorgang weitgehend automatisiert werden, noch bevor die Information iiber eine Schnittstelle in die Software des Finanzwesens übermittelt wird. Das automatisierte Erstellen eines Dankschreibens und der Zuwendungsbestätigung stellt eine weitere Erleichterung in der Praxis des Fundraisings dar.

Eine gute, frühzeitig aufgebaute und auf gegenseitigem Verständnis basierende Zusammenarbeit zwischen den zuständigen Mitarbeitenden in der Verwaltung und den Fundraisern stellt eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Gemeinde-Fundraising dar.