Spendenquittungen

Nach der Spende kommt der Dank. Entweder in Form eines Briefs, als Telefonat oder in einem persönlichen Gespräch. Danach oder direkt dabei folgt die Spendenquittung. Offiziell heisst die Spendenquittung im Amtsdeutsch "Zuwendungsbestätigung".

Mit der Spendenquittung belegt die Kirchengemeinde oder diakonische Einrichtung die Einnahme einer Spende gegenüber der Spenderin oder dem Spender. Sie zeigt damit an, dass diese Spende gegenüber dem Finanzamt als abzugsfähig geltend gemacht werden kann. Privatpersonen können damit die Einkommensteuer mindern.

Spendenquittungen dürfen nur Organisationen ausstellen, die von der Körperschaftsteuer befreit sind. Dies trifft auf Kirchengemeinden zu, in der Regel auch auf Diakonische Werke. Klären Sie dies mit Ihrer Finanzabteilung, bevor Sie mit dem Fundraising starten.

Im übrigen ist es für Fundraiserinnen und Fundraiser nie verkehrt, eine Kopie dieses Bescheides zu haben. Viele Stiftungen möchten diesen gerne sehen, bevor sie Projektmittel ausschütten. Einige Organisationen bieten diesen Bescheid sogar zum Download auf Ihrer Website an.

In Deutschland gibt es für gefühlt alles mindestens ein Formular. So auch im Spendenbereich. Aktuell gibt es vorgebenene Muster für Spendenquittungen für Geldspenden und Sachspenden. Es gibt Vorlagen für Einzelspenden oder für die Sammelbestätigung. Sammelbestätigungen bestätigen mehrere Spenden innerhalb eines Zeitraums in Form einer Auflistung.

Auerddem teilen sich die Vorlagen in die unterschiedlichen Organisationsformen auf, angefangen bei Vereinen, Stiftungen und Parteien. Alle Vorlagen ähneln sich, sind aber nicht identisch.

Die Vorlagen dürfen nahezu gar nicht angepasst werden. Der Wortlaut muss übernommen werden. Zügeln Sie Ihre Kreativität.

Das Bundesfinanzministerium gibt vor, wie Spendenquittungen auszusehen haben. In regelmäßig erscheinenden "BMF-Schreiben" informiert das Ministerium über alles Wichtige und Neue, auch jenseits der Welt der Spenden. Ein Blick dort hinein kann sich auch allgemein lohnen.

Wichtig: Neue Vorlagen müssen beachtet werden!

Manchmal lässt das Ministerium eine großzügige Übergangsfrist, manchmal muss es schneller gehen. Gute Fundraising-Software implementiert neue Vorlagen in der Regel automatisch.

Mit der Spendenquittung bestätigen Sie dem Spender die Höhe seiner Zuwendung. Diese muss sich so in Ihrer Buchhaltung darstellen lassen. Gefälligkeitsquittungen darf es nicht geben.

Eindeutig darstellbar sind klassische Geldspenden, wenn Ihnen eine Person oder ein Unternehmen eine Summe an Geld überwiesen hat. Quittierfähige Sachspenden sind etwas komplizierter. So muss die Sachspende auch tatsächlich einen nachgewiesenen Wert besitzen. Unternehmen können dies tun, in dem sie auf einer weiteren Vorlage den Ausbuchungswert bestätigen. Bei Privatpersonen ist dies schwieriger.

Faustformel bei Sachspenden:Es muss immer der reale (und nicht geschätzte) Wert einer Sachspende feststehen.

Beispiel: Eine größere Spende von Papier an einen Kindergarten hat einen bestimmten Anschaffungswert. Ist das Papier aber 5 Jahre alt, so ist dieser Wert gesunken/abgeschrieben.

Für das Finanzamt muss immer nachweisbar sein, welche Quittungen ausgegeben wurden.

Sollten Sie viele Quittungen ausstellen müssen, so darf die Unterschrift der unterzeichnenden Person aufgedruckt werden. Dieses Verfahren muss dem zuständigen Finanzamt vor Anwendung dieses Verfahrens angezeigt werden.

Achtung: Die unterzeichnende Person haftet mit ihrer Unterschrift persönlich für die Richtigkeit der Angaben. Egal ob handschriftlich oder gedruckt.

Vereinfachter Spendennachweis

Gut für Privatpersonen: Das vereinfachte Verfahren besagt, dass Spenden bis 300,- € auch ohne Spendenquittung dem Finanzamt bei der Einkommensteuererklärung gemeldet werden können. Es reicht der Kontoauszug mit dem eindeutigen Hinweis der Spende. Allerdings muss dem Finanzamt auch gesagt werden, um welchen gemeinnützigen Verein es sich handelt uns das dieser von der Körperschaftsteuer befreit ist. Einige Organisationen stellen ein entsprechendes Schreiben zum Download zur Verfügung. (Beispiel Welthungerhilfe)

Viele Organisationen weisen Spenderinnen und Spender auf diese Option hin und schicken keine Quittung mehr raus.
Überlegen Sie sich aber, ob das für Sie sinnvoll ist. Eine Spendenquittung ist auch im digitalen Zeitalter immer noch etwas wert und eine Art haptische Belohnung. Mit jedem Kontakt können Sie wieder auf Ihre Anliegen aufmerksam machen. Ein Verzicht des Versands bedeutet oft auch der Verzicht auf eine neue Chance zum Bericht über die eigenen Anliegen.

Nichts per E-Mail schicken

Schicken Sie aus Datenschutzgründen keine Zuwendungsbestätigung per E-Mail heraus. Die E-Mail ist - so sie nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt ist - ein sehr unsicheres Versandverfahren und Spendenquittung sind sehr sensible und personenbezogene Daten.

• Stellen Sie Spendenquittungen stets mit großer Sorgfalt aus. Halten Sie sich immer an das geltende Recht.
• Nutzen Sie Ihre vorhandene Fundraising-Software, um sicher zu gehen.
• Holen Sie sich Hilfe in Ihrer Finanzabteilung oder bei einer fachkundigen Steuerberatung.
• Sehen Sie die Spendenquittung als Chance einer erneuten Kontaktaufnahme zum Spender.
• Nicht immer müssen Dank und Spendenquittung zusammen versendet werden. Der Dank hat Vorrang.
• Bleiben Sie Up to Date. Es kann sich schnell etwas ändern.