Mann hält eine als Herz geformte Waffel in der Hand

Fundraising-Events und Spenden-Galas

Das Gute erleben

Events sind eine besondere Form des Fundraisings. Sie haben die Eigenschaft, die Organisation erlebbar zu machen. Damit sich ein Fundraising-Event von einer kommerziellen Veranstaltung absetzt, ist es ratsam, vor allem die Gäste (die Menschen) in den Mittelpunkt zu stellen und nicht ein möglicher finanzieller Profit.

Dieser Beitrag umschreibt sechs wesentliche Erfolgsfaktoren für (digitale) Fundraising-Events. Viel Erfolg.

Ein Fundraising-Event eignet sich gut als:

  • Bindungsmaßnahme für Spender:innen
  • Neuspendergewinnung und Gewinnung von Unternehmen
  • Dankeschön und Wertschätzung an eigene Mitarbeitende für die geleistete Arbeit

Arten von Fundraising-Events

Die Art eines Fundraising-Events muss immer wieder neu auf die jeweiligen Gegebenheiten abgestimmt werden. Digitale Events haben durch ihre leichte „Erreichbarkeit“ einen hohen Resonanz-Vorteil. Dies sollte bei der Wahl des Events in Betracht gezogen werden.    
Um sich mit dem eigenen Event vom Nachbarverein zu unterscheiden, ist Kreativität gefragt.

Die folgende Liste soll als Anregung dienen:

  • Gala
  • Feste (zu verschiedenen Jahreszeiten und zu unterschiedlichen Anlässen)
  • Online- und Offline-Auktion (stille und laute)
  • Konzerte
  • Ausstellungen
  • Spendenläufe und weitere Sportaktionen
  • Tombolas
  • Turniere
  • Stammtische oder (kulturelle) Zusammenkünfte
  • Brunchs/BBQ
  • Spatenstich, Einweihung

 

Tipp 1

Geben Sie bereits bei der Werbung/Einladung an, um welchen Charakter es sich bei ihrem Event handelt. Nennen sie das Event direkt „Benefiz-Turnier“ oder „Charity-Gala“. Damit ist klar, dass es sich um eine Spendenveranstaltung handelt. Das erleichtert den „Call to action“.

Sechs Faktoren für ein erfolgreiches Fundraising-Event

1. Kein Vorhaben ohne Zielvorstellung

Die Fragestellung einer jeden Planung „Was möchte ich mit meinem Fundraising-Event erreichen und wann ist es ein Erfolg?“ steht immer zu Beginn. In die Beantwortung muss die Geschäftsführung, der Vorstand sowie relevante Abteilungen eingebunden sein. Die klare und für alle Beteiligten verständliche Zielsetzung ist der Ausgangspunkt für die weitere Planung.

Das Ziel sollte SMART (spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch, terminiert) formuliert werden. Wer aus einem Event etwas Einzigartiges schaffen will, kann sich mit dem Alleinstellungsmerkmal befassen. Das Ziel sollte dann SMARTi formuliert werden. Das „i“ steht dabei für innovativ. Mit etwas Einzigartigem können die Gäste besonders „abgeholt“ werden.

Tipp 2

Formulieren sie die Ziele nicht allein. Binden sie Entscheidungsträger zwingend mit ein. Holen sie sich von Kollegen und Freunden ebenfalls Feedback ein.

2. Der Mensch steht im Mittelpunkt

Viele definieren ihre Zielgruppe zu unspezifisch. Das führt spätestens bei der Wahl eines Eventcharakters zu Konflikten. Daher sind Antworten auf folgende Fragen zu finden:

  • Welche ist meine „natürliche“ Zielgruppe? Wen erreiche ich durch mein Fundraising ohnehin? Welche Menschen erreiche ich durch meine Organisationsart (Hospizarbeit = Angehörige von Bewohner:innen, Gemeinde = Gottesdienstbesucher:innen  o.ä.)
  • Welche Zielgruppen passen zu mir?
  • Gibt es Zielgruppen, die neu angesprochen werden sollen? (ggf. Politik, Nachbarschaft, Major Doner, Unternehmen o.ä.)

Es schließt sich nicht aus, dass auch mehrere Zielgruppen mit einem Angebot erreicht werden können. Aber Achtung: Die Veranstaltung kann darunter leiden oder es kann sich im Umkehrschluss auch keiner angesprochen fühlen.

Wenn sie bereits mit einem CRM oder einer anderen Datenbank arbeiten, selektiert natürlich daraus. Zudem eignet sich eine Ansprache über die Medien (Presse, Social Media, Web) sehr gut. Prominente Persönlichkeiten aus Kirche, Politik, Sportvereinen, TV und Medien steigern zusätzlich die Attraktivität eines Events und ziehen weitere Zielgruppen an.

„In den Köpfen der Gäste spazieren gehen“

Wir müssen in den Köpfen unserer potenziellen Gäste „spazieren“ gehen und versuchen, sie zu verstehen.
Nur durch eine angemessene Analyse unserer Zielgruppe kann ein Event einen höheren Mehrwert für die Organisation erzielen. Stellen wir uns nur mal vor, wenn wir bei einem Gala-Abend mit einem Vier-Gänge-Menü aufwarten und nicht wussten, dass 30 % der eingeladenen Gäste einer Glaubensrichtung angehört, die derzeit fastet. Das kann man durch eine Recherche umgehen.

Helfer/Freiwillige nicht vergessen

Eine Gruppe von Menschen, ohne die das Fundraising-Event nicht denkbar wäre, sind die, die sich freiwillig und ehrenamtlich engagieren. Dieser Gruppe von Menschen sollten Sie besondere Aufmerksamkeit schenken. Denn sie spenden ihre Zeit für die Gemeinde/Organisation und helfen bares Geld zu sparen. Ohne sie wären gerade große Events nicht umsetzbar.

Der Einsatz von Freiwilligen sollte nach deren Wünschen, Fachkenntnissen und Fähigkeiten geplant sein. Das Delegieren von „Handlanger-Arbeiten“ trägt nicht zur Motivation bei. 

3. Bereitschaft zur Umsetzung

Fundraising-Events können nur funktionieren, wenn Ihre Gemeinde oder Organisation voll dahintersteht. Die Führungsriege muss mithilfe eines ausgearbeiteten Konzepts ins Boot geholt werden. Dabei kommt es nicht darauf an, dass der gesamte Plan „durchgeht“.

Aber es erhöht die Chance, dass man bei den Entscheidungsträgern Gehör findet, weil man sich ausführlich mit dem Thema (auch kritisch) befasst hat.

Tipp 3

Eine gute Vorbereitung auf ein Gespräch mit Entscheidungsträgern ist alles:

  • Welche Fragen könnte von der Geschäftsleitung gestellt werden?
  • Welche überzeugenden Antworten habe ich parat?

4. Ideen Feuerwerk

Stellen Sie sich als erstes die Frage: „Was soll meinen Gästen nach dem Event im Gedächtnis bleiben?“

Ein Fundraising-Event stellt den Menschen in den Mittelpunkt und hat die Kraft, Erlebnisse für alle Sinne zu schaffen. Bei der Planung sind nun alle Ihre kreativen Adern eines gefragt. Je origineller ein Event ist, desto einmaliger sind die Erlebnisse und die Eindrücke für Ihre Gäste. Die Teilnehmenden werden es danken, wenn das Event durch eine besondere Choreografie, außergewöhnliche Überraschungen oder eine authentische Präsentation glänzt. Dann wird sich dieses Event vom Einerlei des Nachbarvereins unterscheiden.

 Es geht bei der Ideensammlung nicht um jede Einzelheit oder die direkte Machbarkeit. Auch das „Tot-Diskutieren“ sollte zu diesem Zeitpunkt vermieden werden. Es geht mehr um die Fülle an Ideen.

Die Koordination dieses Prozesses mit all ihren Facetten (Protokoll, Meetings, Aufgaben delegieren etc.) sollte beim Fundraiser liegen. Lassen Sie sich die Fäden nicht aus der Hand nehmen.

Tipp 4

Schreiben sie die Ideen auf, damit nichts verloren geht.

Oftmals wird aus Ideen, die man früh verworfen hat, kombiniert mit einer späteren Idee, etwas Gutes und Brauchbares.


Bei der anschließenden Konkretisierung der Ideen, können folgende Fragen leitend sein:

  • Passen die Ideen zu unserem Auftrag (s. Satzung)?
  • Gibt es eine Verbindung zwischen der Idee und unserer Gemeinde?
  • Können wir Programmpunkte aus der eigenen Einrichtung beisteuern (Authentizität)?  
  • Wie wollen wir in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden? (ggf. als neue Spendenorganisation)

Sehen Sie zu, dass Ihren Gästen am Ende des Events etwas Positives im Gedächtnis bleibt. Bestenfalls ist das die Gemeinde oder Ihre Organisation mit ihren Zielen, die zur Lösung von gesellschaftlichen Problemlagen und Missständen beiträgt.

Daher dürfen wir es den Teilnehmern mit einem überfüllten Programm nicht zu schwer machen. Das Event sollte nicht überfrachtet werden. Gerade digitale Events sollten eine zeitliche Begrenzung haben. Die Konzentration am Bildschirm nimmt schneller ab als bei einem Präsenzevent.

5. Ausführliche Planung

Ein Event braucht eine frühzeitige, ausführliche und schriftliche Planung. Das Anlegen einer individuellen Checkliste empfiehlt sich (Anhang). Darin sollten sich die relevantesten Punkte, die zur Planung eines Events notwendig sind, wiederfinden. Im Krankheitsfall dient sie zudem dafür, keinen Planungsstillstand zu verursachen.   
Wer sich vom Standard-Event unterscheiden möchte, sollte unbedingt auf folgende Details achtgeben:   

  • Gibt es bei Digital-Events besondere Einspielfilme oder Grafiken? Funktionieren diese auch? Gab es dazu eine Probe? Nutze ich eine Webinar-Funktion oder eine normale „Videokonferenz“?
  • Wie groß ist die Location und passt sie zu meiner Zielgruppe und zur Anzahl der Gäste? (zu klein ist nicht gut, aber zu groß ebenso wenig)
  • Sind ausreichend sanitäre Anlagen vorhanden, sauber und frei zugängig?
  • Ist die Location gut ausgeschildert? (außen und innen)
  • Stimmt das Ambiente zum Anlass? (Blumenschmuck oder Luftschlangen)
  • Wie begegnen wir langen Schlangen beim Essen? Gibt es Alternativen?
  • Wo platzieren wir VIPs? Wen wollen wir mit wem vernetzen? Auf die Sitzordnung achten.
  • Gibt es eine freie Person, die ein Auge auf die Gäste hat, die Fragen haben oder gerade „nur so rumstehen“?
  • Tragen alle Helfer und Gäste ein Namensschild?

Briefings

Damit während des Events alle vom gleichen Ziel wissen und dies auch artikulieren können, ist es wichtig, alle Stakeholder (Geschäftsführung, Vorstand, VIPs etc.) mit einem Briefing zu versehen. Dies kann im Vorfeld schriftlich erfolgen oder es findet kurz vor dem Event ein Gespräch statt, was sich für die mitarbeitenden Personen (Freiwillige) sowieso empfiehlt.

Für ein schriftliches Briefing sind folgende Punkte wertvoll:

  • Titel und Beschreibung des Events
  • Ziele und Zielgruppen (auch Anzahl der Teilnehmenden)
  • Botschaft, Spendenziel und Umgangston (je nach Zielgruppe variabel)
  • Adresse, Datum und Zeitplanung
  • Link zum digitalen Event (!)
  • Weitere Angaben wie: Presse ist eingeladen, Kleiderordnung, Hinweis auf die Verlinkung in den Social Media, Fotograf/Filmer anwesend

In einer individuellen Ergänzung könnte stehen:

  • Kurzbeschreibung der Organisation
  • Parkplatzreservierung oder Fahrdienst
  • Sitzplatzreservierung
  • Stichworte zu einer möglichen Rede/Ansprache (u.a. Aufforderung zum Spenden)
  • Kontaktdaten der Ansprechperson

In den Tagen nach einem Event darf der Zeitpunkt der Danksagung nicht verpasst werden. Hierbei geht es um die Wertschätzung aller Spender.

Nicht weniger wertschätzen sollte man die Arbeit der (freiwilligen) Mitarbeiter, die das Fundraising-Event mit zum Erfolg gemacht haben. Auch ihnen gebührt ein angemessener Dank oder weitere Anreize.

Tipp 5

Das Organisieren eines Fundraising-Events ist ein lebendiger Prozess mit regelmäßigen Kurskorrekturen. Eine Überprüfung während der Planung ist notwendig, um zu erkennen, ob man noch auf Kurs für das gewünschte Ziel ist.

6. Budget und Finanzen

Fundraising-Events kosten Geld.

Zudem wird das erste Event ggf. nicht kostendeckend ausgehen. Durch gute Ideen, vorherige Absprachen und das Einbinden von Unternehmen lassen sich Einnahmen zur Realisierung des Events generieren.

Bringt die Gemeinde selbst etwas ein (Man-Power, Programm etc.) oder welche Partner sind zu überzeugen, dass das Event eine Win-Win-Situation wird (Location, Catering, Dienstleistungen etc.)?

Auch wenn der Fundraiser meist nicht für die Buchhaltung zuständig ist, macht es Sinn, diese im Vorfeld auf die unterschiedlichen Einnahmequellen für das Event hinzuweisen. Dabei dient auch die Zuordnung in die „Vier-Sparten-Rechnung“. Zudem ist es ratsam, vor einem Event einen Steuer- und/oder auch Rechtsberater um Rat für die Wortwahl der Einnahmen zu bitten. Denn nicht alle Einnahmen vor, während und nach einem Event sind gleichzeitig Spenden!

Kosten- und Finanzierungsplan

Das Erstellen eines Kosten- und Finanzierungsplans ist unerlässlich. Zu Beginn werden die vermutlichen Kosten in der Spalte „Soll“ eingeschätzt. Dabei kann man großzügig planen, für den Fall, dass sich kein Sponsor finden lässt oder die Einnahmen (nicht die Spenden) des Events zu gering sind. Ferner kommen immer weitere Posten hinzu, die man zu Beginn noch nicht im Blick hat.

Die Aufstellung eines Plans dient zugleich der Risikoeinschätzung. „Können wir uns diese Form des Events leisten?“. Die Fragestellung sollte sehr ernst genommen werden, damit es am Ende kein böses Erwachen gibt.

7. Erfolge messen (Nachbereitung)

Nach der Umsetzung eines Events muss Bilanz gezogen werden. Die Einstiegsfrage kann dabei lauten: „Konnten wir unsere zuvor gesteckten Ziele durch das Event erreichen?“

Reflektion durch die Gemeinde/Organisation

Jeder Fundraiser möchte natürlich wissen, ob seine Planung Früchte getragen hat oder wo es Optimierung gibt. Zudem motivieren gut gelaufene Events Entscheidungsträger dazu, regelmäßige Events zu implementieren.
Den zuvor gesetzten Zielen ((Verweis auf 2.1)) kann man sich durch folgende Fragestellungen nun nähern:
 

  • Welche messbaren Ziele haben wir erreicht? (Bspl.: Spendensumme, Pressemeldungen, Gästezahl)
  • Welche Ziele wurden nicht erreicht und warum?
  • Welche Einflussfaktoren waren hilfreich/hinderlich für den Erfolg?
  • Welche Rückschlüsse ziehen wir daraus? Bis hin zur Frage der Wiederholung.

Es können auch indirekte Ziele gemessen werden, die zuvor nicht festgehalten wurden:

  • Haben wir Neuspender gewonnen?
  • Gab es nach dem Event positive Rückmeldungen in Form von einer (Zweit-) Spende?
  • Was sagen andere über unser Event? (Social Media/Presse/Medien)
  • Möchte sich ein Sponsor gerne langfristig binden?

Lassen sich durch den aufgestellten Kosten- und Finanzierungsplan ebenfalls Rückschlüsse ziehen? Wo waren wir in der Kalkulation gut und wo nicht?

Feedback durch die Gäste

Um herauszufinden, wie den Gästen das Event gefallen hat, müssen wir sie befragen. Dies kann über ein Newslettertool erfolgen, dass eine Verlinkung zur Eventseite (Online-Formular) aufweist. Vielleicht findet der User dann bereits Bilder vom Event auf der Seite. Dadurch werden die Teilnehmenden noch einmal zum Event „zurückgeholt“. Die datenschutzrechtlichen Fragen müssen im Vorfeld bei der Anmeldung abgeklärt werden. Fragen sie in dem Formular Schulnoten ab für Catering, Location, Personal und Programm.

Und dann geben sie die Möglichkeit, offene Fragen zu beantworten:

  • persönliche Highlights
  • was können wir besser machen?
  • dürfen wir sie beim nächsten Mal erneut einladen?

Ein gezieltes Telefonat kann ebenso Feedback bringen. Achten sie vorher nur darauf, dass der Anruf rechtlich geklärt ist.

Feedback durch den Return on Investment

Die Berechnung des ROIs gibt der Geschäftsleitung und dem Fundraiser einen wichtigen Hinweis für ein nächstes Event. Gemeinsam kann geschaut werden, wo wirtschaftlich optimiert werden kann.

Meist wird damit auch das Budget für das nächste Event festgelegt.

 

Tipp 6

Dokumentieren sie die Ergebnisse!
Denn wenn das nächste Event ansteht, können diese wichtigen Merkmale eine erste Hilfestellung für eine erneute, erfolgreiche Planung werden.

Fazit

Fundraising-Events bieten die Möglichkeit, das „Gute“ erlebbar zu machen. Sie sind etwas Besonderes, geben die authentische Arbeit wieder und unterscheiden sich von kommerziellen Events.

Die professionelle und systematische Planung lässt ein Event letztlich zum Erfolg werden. Das Ziel vor Augen, die Menschen im Sinn, die mutige Bereitschaft, das Ideenfeuerwerk und die Finanzen sind wichtige Indikatoren für den Erfolg und die solide Planung.
Ein Event schafft Gemeinschaftsgefühl. Darauf lässt sich das Fundraising mit vielen (neuen) Freunden und Förderern wunderbar weiter aufbauen.

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