Dankbriefe im Fundraising

Gedankt werden kann persönlich, mündlich oder natürlich per Brief.

Beim Versand eines ansprechenden Dankbriefs achten Sie darauf, dass der Inhalt sowohl zum Spendenprojekt oder Anlass passt. Ebenso berücksichtigen Sie die Summe der Spende und die Bedeutung derer für das Projekt.

Beispiel: Eine 10,-€ Spende im Rahmen eines 100.000€-Projektes benötigt sehr wahrscheinlich keine so intensive redaktionelle Erarbeitung wie eine 50.000€-Spende für das gleiche Projekt.

Wichtig ist, dass in einem Dankbrief die ehrlich gemeinte Dankbarkeit ausgedrückt wird. Spender:innen müssen sich nicht nur angesprochen fühlen, sondern merken und wissen, dass sie Teil des gemeinsamen Projekts sind.

Ideal ist ein inhaltlicher Bezug zur Spende. So können Dankbriefe für eine Kindertagesstätte gut von den Kindern selbst gestaltet werden. Hier wirkt eine handgeschriebene und bemalte Postkarte oft mehr als ein Brief.

Aus diesen Gründen ist es nahezu unmöglich und auch nicht klug, allgemeingültige Dankbriefvorlagen zu entwickeln.

Jedes Spendenprojekt sollte individuelle Dankbriefe vorhalten. Gut ist, diese bereits mit den Spendenprojekten oder ihm Ramen der Mailingplanung zu entwickeln. Der Brief sollte zeitnah versandt werden. Ideal ist innerhalb einer Woche nach Eingang der Spende. Gut ist auch, wenn die Zuwendungsbestätigung bereits im Brief liegt. Sollte Ihnen diese noch nicht vorliegen, dann schicken Sie den Brief auch ohne heraus. Eine zeitnahe Bedankung ist wichtiger, um die Kommunikation nicht abreißen zu lassen.

• Persönliche Ansprache: Sind Name und Anschrift korrekt?
• Ist deutlich, wer den Brief schreibt?
• Ist deutlich, dass es sich um einen Dank handelt? (Betreffzeile)
• Wird deutlich, warum der Brief versandt wurde? 
• Wie hoch ist die Spende? Welche Bedeutung hat diese für das Projekt?
• Was geschieht mit der Spende? Was ist schon umgesetzt worden?
• Wo gibt es weitere Informationen?
• Wo kann man sich darüber hinaus engagieren?
• Haben Sie händisch unterschrieben? In blau und mit Füller?