Journalisten und Öffentlichkeit informieren
Pressemitteilungen sind Teil der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit gemeinnütziger und kirchlicher Organisationen. Dies gilt für’s Fundraising, als auch darüber hinaus.
Auch wenn Print längst nicht mehr das allgemein dominierende Medium der Kommunikation ist, so spielt lokale und regionale Berichterstattung in digitalen Medien eine große Rolle.
Verschiedene Kommunikatioren, Inhalte-Ersteller und Journalisten möchten wissen, was vor Ort los ist. Dies geschieht zum einen durch eigene Recherche, zum anderen durch die Hinweise, die sie erhalten. Ob die eine besondere Information einer Kirchengemeinde jedoch allgemein wichtig ist, dass entscheidet die Redaktion vor Ort. Bis dorthin muss die Information durchdringen. Damit dies gelingt, müssen für Pressemitteilungen ein paar Grundregeln beachten werden.
In ihrem Alltag werden Journalisten mit Dutzenden von kleinen und umfangreicheren Infos versorgt. Sie erhalten täglich eine zu große Masse an Infos, aus denen sie auswählen müssen. Die Pressemitteilung Ihrer Kirchengemeinde muss sich also von den anderen abheben, um für Redakteure sichtbar zu werden.
Und sie muss kurz und knapp die entscheidenden Infos wiedergeben, die für die Lesenden interessant sind. Journalisten sind die Mittler zwischen den Lesenden und Ihnen. Machen Sie es daher den Menschen in Redaktionen und hinter Websites so einfach wie möglich.
Eine Pressemitteilung informiert über ein Vorhaben. Mit dieser wird eingeladen, über das Ereignis zu berichten oder es anzukündigen. Sie unterscheidet sich von einem fertigen Pressetext. Dieser ist so formuliert, dass er im Zweifelsfall vom Medium direkt 1:1 übernommen werden kann.
Stellen Sie sich eine Pressemitteilung wie eine Pyramide vor. Oben steht das wichtigste, kurz und knapp. Je tiefer sie nach unten gehen, desto weniger wichtig sind die Informationen. Wobei Sie vermeiden sollen, überhaupt ganz unwichtige Informationen überhaupt zu publizieren.
Stufe 1: Die wichtigste Kernbotschaft
Gestalten Sie eine Überschrift, an der man nicht vorbei kommt. Hier steht das Wesentliche im Mittelpunkt. Das Besondere muss auch besonders genannt werden.
Ausgedachtes Beispiel: "Rolling Stones eröffnen Gemeindefest der Ev. Kirchengemeinde Stiepel"
Das Besondere hier ist also nicht das Gemeindefest, sondern der Auftritt der Rolling Stones. Das Gemeindefest gibt es jedes Jahr. Und jedes Jahr geschieht mehr oder weniger das gleiche. Das ist nicht wirklich bedeutsam, um als besondere Meldung aus der Masse herauszustechen. Auch wenn bei Ihnen nicht die Rolling Stones auftreten werden, so gibt es bestimmt irgendetwas, was das Gemeindefest von den bisherigen unterscheidet.
Stufe 2: Details
Hier stehen die Informationen, die notwendig sind,um die Nachricht zu verstehen.
Beispiel: "Das Gemeindefest findet am 10.10.2019 ab 10.00 Uhr rund um das Gemeindehaus, Kemnader Str. 127, 44797 Bochum statt. Das Konzert der Rolling Stones beginnt um 11.00 Uhr. Der Eintritt ist frei."
Da in unserem Beispiel besondere logistische Herausforderungen zu erwarten sind, müssen diese auch angesprochen werden: "Auf Grund der zu erwartenden hohen Anzahl an auswärtigen Gästen wird empfohlen, die ausgeschilderten Ersatzparkplätze zu nutzen. Ein kostenloser Bus-Shuttle ist eingerichtet."
Stufe 3: Hintergrund
Bei interessanten Themen möchten Journalisten und Medien wissen, wie diese entstanden sind. Liefern Sie in Stufe 3 Hintergrundwissen, das bei Platz und Interesse in die Publikation finden kann.
Beispiel in unserem eher ungewöhnlichen Fall: "Das Konzert der Rolling Stones war eine langjährig geplante Aktion, die auf einer jahrzehntelange Freundschaft zwischen dem Stones-Frontmann Mick Jagger und Pfarrer Steiner beruht. Durch eine gemeinsame Wette in den 80er Jahren wurde die Wettschuld nun fällig und das Konzert vereinbart. Die Rolling Stones werden während des Konzerts kurz auf diese Wette eingehen."
Ebenfalls in den Hintergrund gehören auch weitere Angaben zum Gemeindefest:
"Das Gemeindefest der Ev. Kirchengemeinde Stiepel findet zum 50. Mal statt. Es ist das große jährliche Highlight des Gemeindelebens."
Stufe 4: Der Rest
Sollte in der Zeitung oder im Onlinemedium noch weiterer Platz sein, so können weitere Informationen folgen. In den Rest kommen allgemeine Angaben zur Mitteilung. Bitte vermeiden Sie Beliebigkeiten wie "Für das leibliche Wohl ist gesorgt."
Im Beispiel könnte dies bedeuten:
"Auf dem Gemeindefest stellen Gemeindegruppen ihre generationsübergreifenden Angebote vor. Der Nähkreis verkauft selbst gestaltete Taschen. Die Jugendarbeit zeigt Videos der letzten Freizeit nach Indonesien. Über den ganzen Tag findet ein Kinderprogramm statt. Seniorenkreis und Frauenhilfe haben sich internationale Spezialitäten überlegt, die an Verpflegungsständen verkauft werden. Das Gemeindefest endet um 19.00 Uhr mit einem Familiengottesdienst."
Stufe 5: Abbinder
Der Abbinder beinhaltet allgemeine Angaben zum Veranstalter sowie zu Ansprechpersonen. Ortskundige Journalisten werden wissen, wer Ihre Kirchengemeinde ist. Womöglich gibt es aber auch Menschen, die dies nicht tun.
Beispiel: "Die Evangelische Kirchengemeinde Stiepel ist Teil des Ev. Kirchenkreises Bochum. Die Gemeinde besteht aus 3500 Gemeindegliedern und feiert Gottesdienste an zwei Predigtstätten. Die Dorfkirche Stiepel ist darüber hinaus das älteste Bauwerk innerhalb der Stadt Bochum. Für Rückfragen zum Gemeindefest steht Ihnen der Pressesprecher der Kirchengemeinde, Herr Markus Müller ab sofort zur Verfügung. Kontakt: mobil 0171-5551234 | E-Mail: mmueller@xxxx.de"
Zugegeben, im Fall einer solchen Veranstaltung wie aus unserem Beispiel würde eine einzige Pressemitteilung nicht reichen. Sie müssten mit vielen weiteren Medien rechnen und auch eine Pressekonferenz planen. Hinzu kommt, dass in einem solchen Fall das professionelle Management der Rolling Stones sehr viele Dinge vorgeben würde und Sie als Kirchengemeinden im Zweifel gar nichts steuern könnten. Auch wenn es bei Ihnen ruhiger zugeht, so stellt dieses Beispiel die grundsätzlichen Fragen:
Was ist das Besondere an der Meldung? Warum sollte darüber berichtet werden? Dies gehört nach oben.
Sperrfristen angeben
Nutzen Sie bei besonders heiklen oder zeitkritischen Angaben die Möglichkeit, ein Sperrvermerk zu vergeben. Dieses gehört ganz nach oben und legt fest, ab wann die Info gültig ist und veröffentlicht werden darf. Oft ist dies im Alltag an eine Pressekonferenz gekoppelt. Journalisten erhalten dadurch einen Wissensvorsprung und die Einhaltung der Sperrfrist gehört zum seriösen Verhaltens-Kodex. In unserem Beispiel würde ein "Sperrvermerk: Nicht veröffentlichen vor 01.10.2019, 11.30 Uhr" vergeben.
Pressemitteilungen sind für Kommunikationsprofis gedacht. Diese Art der Kommunikation interessiert in der Regel nicht den Endnutzer auf Ihrer Website. Sie würden eine Pressemitteilung ja auch nicht 1:1 in Ihren Gemeindebrief packen. Herunterladen würde sich die Pressemitteilung nahezu niemand.
Machen Sie aus der Geschichte hinter der Pressemitteilung lieber einen guten und spannenden Artikel, der Menschen begeistert.
Die Pressemitteilung steht, nun muss sie verteilt werden. Wie der Name schon sagt, ist die Pressemitteilung eine Mitteilung an die Presse und ausgerichtet an professionellen Journalisten. Wenn Sie regelmäßig Pressemitteilungen schreiben, dann sollten Sie im Vorhinein einen Verteiler erstellen. Damit sie nicht für jede Mitteilung die Empfänger neu heraussuchen müssen.
Bauen Sie sich einen eigenen E-Mail Verteiler auf.
Berücksichtigen Sie folgende Empfänger und wählen Sie für jede Pressemitteilung einzeln aus.
- Redaktionen der Lokalzeitungen der Region: Tageszeitungen, Wochenzeitungen
- Lokalradios und Lokal-Fernsehen
- Produktionsfirmen, die für bekannte Medien arbeiten
- bei Ihnen mit Namen bekannte Journalisten
- lokale und regionale Websites und Blogs
- Gemeindebrief-Redaktionen aus dem Umkreis
- Kirchenkreise, Dekanate, eventuell auch Landeskirche (je nach Bedeutung)
- Fachpublikum (zum Beispiel Ämter wie Jugendamt, Kostenträger, Berufsverbände)
Entscheiden Sie dann pro Pressemitteilung, an wen der konkrete Hinweis versandt wird. Denken Sie dran: Empfängerinnen und Empfänger gehören bei einer E-Mail ins BCC-Feld.
Viel Erfolg!
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