Benefizkonzerte

Benefizkonzerte gehören zu den beliebtesten Spendenevents. Doch sie sind nicht einfach vorzubereiten und scheitern oft an Kleinigkeiten. Wir geben Tipps, damit sich der Aufwand lohnt und am Ende alle gewinnen.

Benefizkonzerte sind immer noch enorm beliebt, obwohl die Veranstaltungsdichte insbesondere in Städten hoch ist. Gerade deshalb ist es wichtig, einige Dinge bei der Organisation eines solchen Events zu beachten. Denn der Aufwand soll sich am Schluss ja für den guten Zweck lohnen.

Zielgruppe genau eingrenzen

Oftmals kommt die Idee zum Benefizkonzert auf, weil jemand eine Band, einen Chor oder einen Orchesterleiter kennt. Das ist grundsätzlich gut so. Aber es birgt auch die Gefahr, ein Event an der eigenen Zielgruppe vorbeizuplanen. Independent-Rock kommt bei Menschen über 50 eben eher wenig an. Deshalb sollte man sich vorher Gedanken machen, wer zum Konzert kommen soll und wen man mit der Musikrichtung anspricht. Soll es die eigene Klientel sein, oder will man sich bewusst an eine neue Zielgruppe wenden? Danach sollte man gezielt nach Kontakten fragen und Musikrichtungen finden, die zu der Zielgruppe passen.

Terminfindung ist wichtig

Was nützt das schönste Sommerkonzert, wenn es mitten in den Sommerferien liegt? Klingt komisch, ist aber so. Wenn ich berufstätige Menschen für ein Konzert begeistern will, sollte ich den Termin nicht mitten in die Urlaubszeit legen. Andererseits kann ein Termin in einer kühlen Kirche in der Zeit durchaus eine Freiluftalternative sein. Doch dann hat man besser auch Menschen im Blick, die außerhalb der Urlaubszeit Ferien machen können. Ganz wichtig ist es, frühzeitig Termine in der Region in den Blick zu nehmen, um nicht mit beliebten jährlichen Großevents zu kollidieren. Veranstaltungsportale bieten da eine verlässliche Orientierung. Eine Idee ist es, sich beispielsweise bei Stadtfesten mit dem eigenen Vorhaben einzubringen. So bekommt man vielleicht noch Laufkundschaft und zusätzliche Werbung.

Ohne Werbung geht es nicht

Ganz klar, für ein Konzert muss man werben. Für die Werbung sollte man einen Vorlauf von mindestens drei Monaten haben, für die Gesamtveranstaltung etwa mit 6 Monaten Vorbereitungszeit planen. Meist sprechen Benefizkonzerte eher die Bevölkerung vor Ort oder in einem begrenzten Umkreis an. Aber auch diese Menschen haben eventuell ein Opern-Anrecht oder einfach andere Dinge zu tun. Niemand scannt täglich die Tageszeitung nach Veranstaltungen. Empfehlenswert ist es deshalb, eigene Kanäle zu bespielen – wie beispielsweise die Website, den eigenen Adressverteiler, das Kirchenblatt – oder Handzettel zu verteilen oder Plakate aufzuhängen. Auch Social Media oder Plattformen wie nebenan.de bewähren sich mittlerweile dafür. Dort kann man Veranstaltungen einrichten und gezielt bewerben. Die besten Werbeträger sind aber die eigenen Mitglieder. Sie laden zu solch einem Event, wo ja etwas geboten wird, deutlich lieber persönlich ein als zu einer Direktspende.

Exklusiv oder nicht?

Exklusive Events sind meist nur für einen kleinen Kreis vorgesehen. Das kann eine gute Idee sein, wenn man zahlungskräftige Klientel anlocken möchte. Das Angebot, noch Freunde mitzubringen, hat sich bewährt und erweitert die Zielgruppe. Eine Anmeldung ist dann aber unbedingt notwendig, was den Aufwand deutlich erhöht. Auch die Erwartungen an ein solches Event sind höher. Somit müssen schon frühzeitig Künstler gewonnen werden, die dann auf zumindest einen Teil der Gage verzichten.

Karten verkaufen oder reservieren

Kartenvorverkauf ist empfehlenswert, weil das Konzert so besser planbar wird. Über Veranstaltungsportale wie „eventbrite“ kann man ebenfalls Tickets im Vorfeld online verkaufen. Das kostet aber Gebühren. Will man zugunsten von Spenden auf den Eintritt verzichten, kann man immer noch eine Platzvorbestellung einrichten und bekommt so ein Gefühl, ob das Event Menschen anzieht oder nicht. Die Unverbindlichkeit steigt natürlich ohne einen Vorverkauf, und Leute springen noch im letzten Moment ab. Die Frage nach Verkauf oder Spende macht auch eine steuerliche Einordnung der Einnahmen nötig. Hierzu sei auf die Zusammenfassung des IWW-Instituts zum Thema „Eintrittsspenden“ verwiesen. Es gibt übrigens auch Künstler, die Auftrittsmöglichkeiten auf eigene Rechnung suchen und sich zum Schluss die Gage mit dem Besitzer des Auftrittsorts teilen. Wohl dem, der große Räume hat.

Der richtige Moment zu bitten

Weswegen besucht man ein Benefiz-Konzert? Um es zu genießen. Der Spendenaspekt ist leider eher zweitrangig. Das ist nicht schlimm, aber wenn man die Besucher noch mit einer langen gestelzten Rede „unterhält“, bevor der erste Ton erklingt, hat man eigentlich schon den größten Fehler gemacht. Eine kurze Begrüßung, in der man sich freut, so viele Menschen zu sehen, die das Anliegen des Vereins oder der Stiftung unterstützen, reicht. Wann ist also der richtige Moment für die Spendenbitte? Als ehemaliger Chorsänger empfehle ich den Zeitpunkt vor dem letzten Stück oder der Zugabe. Dann sind die Menschen emotional am stärksten angetan. Sie hatten einen schönen Abend, und dann sind sie gewiss gewillt, diesem schönen Gefühl mit einer Spende nachzugeben.

Spendenbeispiele helfen

Formulieren Sie dann kurz und prägnant, worum es geht und wofür die Einnahmen des Abends eingesetzt werden, und vergessen Sie den Dank an die Künstler und Organisatoren nicht und betonen Sie deren Ehrenamtlichkeit. Spendenbeispiele helfen auch hier, um die Gabe in der Höhe zu illustrieren. Normalerweise wird ja Bargeld eingesammelt. Das sollten Menschen tun, die im Verein tätig oder ehrenamtlich aktiv sind, oder aber sogar Menschen, denen die Hilfe zugutekommt. Empfehlenswert ist es, ein Programmheft als Handzettel zu gestalten, der zum Thema der Organisation einige kurze Informationen, eine gute Geschichte und die Spendenmöglichkeit bereithält. So kommen auch nach dem Konzert noch Spenden zusammen. Mittlerweile gibt es sogar einfache technische Lösungen für Kartenzahlungen, die vor Ort nur ein WLAN benötigen. Größere Organisationen bieten für ein solches Konzert zusätzlich eine Online-Spendenmöglichkeit im Vorfeld an. Es könnten ja auch eingeladene Gäste gern etwas spenden wollen, weil Sie das Thema anspricht, sie aber an dem Tag ausgerechnet keine Zeit haben.

Text: Matthias Daberstiel
Foto: Maik Meid