Wenn der Erbfall eintritt

Bereiten Sie sich auf den Fall der Fälle vor

Erbschaftsfundraising boomt. In häufig hochpreisigen Veranstaltungen wird gelehrt, wie dies ethisch korrekt und langfristig gelingen kann. Doch nur die großen Organisationen können sich auf eine vorhandene Rechtsabteilung verlassen, wenn der Ernstfall eintritt.

Was aber tun, wenn dies tatsächlich ge­schieht und der Fundraiser vor Aufgaben steht, die ihn die kommenden Monate be­schäftigen werden? Erbschaftsabwicklung ist auch Fundraising und, wie so vieles, nicht „mal eben“ zu machen.

„Wir haben da nen Toten für Sie“

Das ist ein echter O­-Ton, mit dem eine Mitarbeiterin eines Ordnungsamts den Fundraiser da­rauf hinwies, dass seine Organisation Alleinerbin geworden ist und der Verstor­bene nun zum Transport zur Verfügung stünde. Schön wäre gewesen, wenn man die Testamentsgeber vorher gekannt hät­te und in langen Gesprächen und Zeiten der Planung alles Nötige hätte besprechen können. Der Fall der Fälle tritt aber meist dann ein, wenn man nicht dran denkt und es gerade überhaupt nicht passt.

Die Vorbereitung auf einen, wenn auch meist nur spekulativen Fall einer eingehen­den Erbschaft ist das A und O der begin­nenden Abwicklung. Im Ernstfall werden Sie nicht in der Lage sein, einen klaren Kopf für die Planung zu haben, wenn das Telefon ständig schellt und ihnen unbe­kannte Menschen Fragen stellen, auf die Sie noch keine Antwort haben. Und die persönliche Erfahrung hat gezeigt, dass man mehrere Erbfälle benötigt, um die entwickelten Prozesse zu optimieren.

Alle Beteiligten gehören dazu an einen Tisch: Recht, Finanzen, Liegenschaften sowie Fundraising.

Die Ergebnisse werden do­kumentiert. Gestalten Sie diese Prozesse zunächst nur grob. Eine Person ist prozess­verantwortlich. Dies ist im Idealfall der Fundraiser, besonders dann, wenn es nur eine Person gibt.

Zur weiteren Planung gehören auch Checklisten (zum Beispiel für das Aufneh­men einer Wohnung etc.), die Regelung von Ansprechpartnern (intern und extern) und Vertretungen.

Ebenso griffbereit müssen Notrufnummern sein. Wo liegen diese? Auch am Wochenende und in der Urlaubs­zeit?

Falls vorhanden sollte die Fundraising Software vorbereitet werden. Welche Kennzeichnungen erfolgen wie? Gibt es ein gesondertes Modul? Falls keine Software vorhanden ist, sollte geklärt werden, wie genau die Dokumentation erfolgt.

Ebenso wichtig sind die jeweiligen Ansprechpart­ner.

Intern:

• Juristen
• Vorstand
• Presseabteilung
• Fundraising
• Bauabteil­ung
• Finanzabteilung,
• Poststelle
• kurz­fristige Hilfskräfte zur Mithilfe sein.

Externe Beteiligte (nicht vollständig):

• Steuerberater
• Hausmeister
• Bestatter
• Juwelier
• Antiquitätenhändler
• Tierheim
• Schlüsseldienst
• Hausbank

Legi­timationspapiere für den Abwickler in­klusive einer Fristenliste sind ebenso un­abdingbar.

Bei allem darf man allerdings auch eins nicht übersehen: Was soll mit den ererbten Mitteln geschehen? Hier kommt es auf sinnvolle Projektideen an. Im Lauf der Pro­zesse tauchen in der Regel noch weitere Fragen auf. Ist der Verstorbene bekannt? Ist es hundertprozentig korrekt, dass die Person verstorben ist? Wann war das? Gibt es einen Erbvertrag, von dem der aktuelle Vorstand oder Fundraiser wissen? Entste­hen dadurch besondere Verpflichtungen?

Fristen in den Kalender

Ist der Fall dann eingetreten, so sollten Sie schnell sein und alle Termine der kom­menden zwei Wochen verschieben. Führen Sie einen Fristenkalender über Beerdigung, Ausschlagung, Renten­ und Mietzahlungen, Kündigungen, Banken­ und interne Fristen. Dies alles nach dem 4-Augen­Prinzip und idealerweise in der Software.

Häufig ist die Abwicklung ohne Juristen nicht zu schaffen. Kaum ein Testament, das entweder für einen Laien so eindeutig ist, dass es keiner Hilfe bedarf oder nicht „Enterbte“ aktiviert. Die Kosten sind meist verhältnismäßig. Außerdem kann ein Steuerberater helfen, um steuerrechtliche Fragen aus der Vergangenheit zu klären: Steuererklärung bereits erfolgt? Rückzah­lungen oder offene steuerliche Verpflichtungen? Gehören aktive Geschäfte mit zum Erbe?

Klären Sie die Familienverhältnisse! Wer ist „enterbt“ worden? Wer war oder ist für was formell und auch moralisch verant­wortlich? Ist eher Kooperation oder Ab­lehnung zu erwarten? Wer hat möglicher­weise schon eine Beerdigung organisiert? Wer hat die Wohnung schon aufgelöst? Gerade bei Wohnungsangelegenheiten kann die Familie besonders gut helfen.

Vergessen Sie bei allen Dingen nicht, dass Sie Fundraiser sind. Der Wille des Ver­storbenen steht im Mittelpunkt. Fragen und danken Sie! Dokumentieren Sie alles, was später nötig sein kann. Ein gut gefüllter Materialkoffer für diese Zwecke ist sehr sinnvoll. Zu guter Letzt: Sammeln Sie Stories rund um den Erbfall und bauen Sie sie in Ihre zu­künftige Akquisearbeit ein.

Somit bewah­ren Sie den Willen des Erblassers auch weit über seinen Tod hinaus im Fokus der Orga­nisation.