Was sind Anlassspenden?

Spenden sammeln auf Geburtstagen, Hochzeiten oder Jubiläen

Es gibt viele Anlässe, um Gutes zu tun! Oft verzichten Geburtstagskinder und Jubilare auf Geschenke. An Stelle dessen bitten sie um Spenden für gemeinnützige Zwecke. Spenden aus solchen guten Gründen werden Anlass-Spenden genannt. Eine gute Gelegenheit, auf die Arbeit Ihrer Kirchengemeinde hinzuweisen. Denn Kirchengemeinden sind nah am Menschen und die auslösenden besonderen Ereignisse haben häufig einen kirchlichen Bezug.

Das müssen Sie beachten, damit es klappt.

1. Starten Sie mit der Öffentlichkeitsarbeit

Weisen Sie die Gemeindeglieder darauf hin, dass die Kirchengemeinde Anlassspenden annimmt und geeignete Projekte dafür hat. Machen Sie im Gemeindebrief und auf der Website deutlich, wofür genau die Anlass-Spende verwendet werden soll. Konkrete Projekte eignen sich besonders. Sie können zum Beispiel durch einen runden Geburtstag komplett realisiert werden: eine neue Schaukel für den Kindergarten, Noten für die Kantorei oder Stuhlkissen für die Kirchenbänke. In einem einladenden Artikel beschreiben Sie möglichst mehrere Projekte und stellen diese in einer Auswahlliste zusammen. Weiteres Informationsmaterial (Handzettel, Faltblätter etc.) sollten Sie bereit halten.

Auch wer auf Bitte eines Jubilars spendet möchte wissen, wie die Spende wirkt. Besprechen Sie mit dem/der Initiator/in, ob z.B. der Einladung eine Projektinformation beigefügt oder vor Ort beim Einsatz einer Sammelbox ein Informationsblatt ausgelegt werden kann.

2. Machen Sie es den Spenderinnen und Spendern so leicht wie möglich.

Machen Sie es der Person, die ihre Gäste um eine Spende für Sie bittet sowie den Gästen so leicht wie möglich.

Bauen Sie sich einen kleinen Materialpool auf:

• Vorgefertigte Überweisungsträger
• anschauliche Projektinformationen, Flyer, Postkarten oder Visitenkarten
• eine repräsentative Sammelbox oder Spendentüten. Boxen können Sie evtl. bei Ihren landeskirchlichen Ansprechpartnern zur Ausleihe erhalten. Der komm Webshop bietet Spendendosen in Form einer Kirche.
• ein kleiner Dank für die Spenderinnen und Spender (z.B. kleine Gebetsbändchen, die einfach verschickt werden können)
• vorgefertigte Adresslisten zur Vervollständigung der Kontaktdaten für die Zuwendungsbestätigungen, auch als pdf

3. Wickeln Sie die Spenden ordentlich ab.

Die Spenden können in bar gesammelt oder überwiesen werden. Für die bargeldlose Spende gibt es zwei Möglichkeiten:

• direkte Überweisung an die Kirchengemeinde - dieser Fall ist ideal.
• Überweisung auf das Konto der veranlassenden Person und Weitergabe des Gesamtbetrages an die Kirchengemeinde

Im 1. Fall haben Sie es mit vielen Einzelspendern zu tun. Im 2. Fall ist die Initiatorin/der Initiator alleiniger Spender. Welche Form gewünscht wird, müssen Sie im Vorgespräch klären. Bei der direkten Überweisung an die Gemeinde ist es ratsam, ein Kennwort (z.B. "Schaukel") zu vereinbaren. Im Anschluss folgt die Bedankung und der Versand der Zuwendungsbestätigung. Dabei haben Sie es mit zwei Spenderkategorien zu tun: Demjenigen, der auf Blumen oder Geschenke zugunsten des guten Zweckes verzichtet, und denen, die auf dessen Verlanlassung spenden.

Danken Sie allen Beteiligten persönlich

Und dies möglichst schnell nach Erhalt der Spenden. Wenn Ihnen die Einzelspender nicht bekannt sind, (z.B. wenn die Gaben vom Gastgeber gesammelt werden) bleibt Ihnen für die Einzelspender der öffentliche Dank. Dies kann bei den Abkündigen im Gottesdienst und im Gemeindebrief geschehen. Idealerweise hilft der/die Anlassgeber/in. Im Gemeindebrief berichten Sie regelmäßig in welcher Höhe und für welche Projekte Anlassspenden gegeben wurden. Ob die veranlassende Person und der Anlass dabei namentlich genannt werden, sollten Sie vorher besprechen. Eine Zuwendungsbestätigung erhalten Einzelspender (bei Überweisung auf das Gemeindekonto) oder der Initiator/die Initiatorin.

Auch wenn in Ihrer Kirchengemeinde nicht viele Arbeitsbereiche mit der Anlassspende zu tun haben: Dokumentieren Sie kurz und knapp, welche Schritte Sie durchführen und wer welchen Kontakt bereits hergestellt hat. Dokumentieren Sie auch, wer bedankt hat. Somit wird vermieden, dass kein Dank rausgeht und personelle Ausfälle können aufgefangen werden. Außerdem verbessern Sie so von Geburtstag zu Geburtstag Ihre Abwicklung von Anlassspenden.

Spenden sammeln anlässlich eines Trauerfalls

Oft verzichten Trauerfamilien auf Kränze und Blumenschmuck anlässlich einer Beerdigung. Solche Anlassspenden unterscheiden sich in der Grundemotionalität. Während Geburtstage ein freudiger Anlass sind, so sind Trauerfälle in der Regel eher emotional gedämpft. Es bietet sich an, die Anlassspenden-Materialien in 2 Versionen zu entwickeln. Eine fröhliche, eine auf die Trauer bezogene. Auch ist die Mithilfe der anlassgebenden Personen oft eher eingeschränkt. Hier helfen auch Beerdigungsinstitute. Beobachten Sie Todesanzeigen in Zeitungen. Dort erfahren Sie von Anlassspenden für Ihre Kirchengemeinde, ohne direkt im Vorhinein kontaktiert worden zu sein. Ein vorheriger Kontakt ist immer empfehlenswert.

Was tun mit den Daten?

Den Initiator/die Initiatorin teressiert natürlich, wer seiner gedacht hat. Wenn die Gaben auf dem Gemeindekonto eingeganten sind, wird die Person Sie um eine Spenderliste bitten. Sie können in diesem Fall eine Namensliste und die Gesamtsumme der eingegangen Spenden mitteilen. Eine Liste mit Einzelbeträgen sollten Sie nicht ohne Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten Ihrer Landeskirche weitergeben. Auch dies sollten Sie im Vorhinein besprechen, damit es im Nachhinein zu keinen Missverständnissen kommt. 

Falls Sie Anlassspenden dauerhaft als Fundraising-Instrument nutzen wollen, dann entwickeln Sie spezielle Materialien dafür. Die Evangelische Landeskirche Baden hat für ihre Gemeinden eine umfangreiche Materialsammlung erstellt.

Ein letzter Tipp zu Anlassspenden

Bei all der Planung berücksichtigen Sie bitte: Sie können vieles planen und mit Materialien vorbereiten. Aber jede Anlassspende ist anders. Mit jeder durchgeführten Aktion erhalten Sie mehr Erfahrungen und können Ihre Prozesse anpassen.

Menschen verzichten anlässlich eines Ereignisses auf Geschenke zu Gunsten einer Spende für Ihre Gemeinde oder Organisation. Diese Anlässe sind in der Regel runde Geburtstage oder Trauerfälle. Aber auch viele andere Ereignisse sind denkbar.