Dirk Buchmann

Fundraising Starter Set

Fundraising Starter Fragen

Eine spielerische Möglichkeit, die entscheidenden Fragen zu stellen

Das Fundraising-Starterset ist eine schöne Möglichkeit, um die entscheidenden Fragen für den Einstieg ins Fundraising in der Kirchengemeinde zu stellen. Das Set ist eine Art Quartett und kann beim Kollegen Hansjörg Federmann aus der Evangelischen Kirche von Westfalen angefordert werden.

Beteiligt sind auch die Evangelische Kirche im Rheinland und die Lippische Landeskirche.

Wer nicht warten möchte, findet hier die Inhalte des Sets.

Voraussetzungen #1

Wollen Sie Fundraising? Will es die Gemeindeleitung?

Eine Kirchengemeinde, die Fundraising zu ihrer Sache macht, weckt planvoll und ideenreich die Unterstützungsbereitschaft von Menschen. Sie pflegt die Beziehungen, die dadurch entstehen.

Wirksames Fundraising erfordert Einsatz und Willen. Es ist nicht einfach eine zusätzliche Aktivität, sondern eine Haltung, die auf die gesamte Gemeindearbeit ausstrahlt.
Beschäftigen Sie sich in der Gemeindeleitung (Presbyterium/Kirchenvorstand) damit, was Fundraising für Ihre Gemeinde bedeutet. Vielleicht, in dem Sie diese Fragen besprechen oder eine Fachkraft für Fundraising zu sich einladen. Entscheiden Sie dann, ob Sie diesen Weg gehen wollen.

Wenn ja, dann widmen Sie dem Thema Fundraising einen Klausurtag mit der Gemeindeleitung, dem Fundraising-Team und anderen wichtigen Mitarbeitenden. Lassen Sie diesen Tag durch eine Fundraising-Fachkraft begleiten.

Voraussetzungen #2

Haben Sie ein Fundraising-Team?

Das Fundraising-Team ist die Herzkammer Ihres Fundraisings. Hier werden Ideen geschmiedet, Aktionen vorbereitet und umgesetzt, Erfahrungen ausgewertet und Erfolge gefeiert.

Am besten gehört dazu

  • jemand, der das Team und seine Treffen leiten kann, Aufgaben ordnet und überblickt
  • eine Person, die gut reden und texten kann, für Briefe, Pressearbeit und Veranstaltungen
  • ein Mensch mit Stetigkeit und Herz, der sich um die Spenderkontakte kümmert
  • eine Person, die gut im Ort vernetzt ist und hier wichtige Ansprechpartner kennt
  • ein Mitglied der Gemeindeleitung
  • jemand mit Freude an Zahlen und Verwaltung, der Spendenbilanz und Spenderdatei betreut

4-6 Mitglieder sind eine gute Zahl. Denken Sie auch an Menschen, die bisher nicht in der Gemeinde aktiv sind, aber genau hier das passende Betätigungsfeld finden. Die Mitarbeit erfordert Zeit.

Die Teamtreffen haben eine feste Struktur. Wichtige Ergebnisse werden für alle in einem Ergebnisprotokoll oder Arbeitsplan festgehalten. Die Verantwortung für einzelne Aufgaben wird aufgeteilt.

Voraussetzungen #3

Haben Sie ein Projekt?

Wer spendet, möchte etwas bewegen. Am leichtesten gelingt das über ein konkretes Projekt das in den Augen Ihrer Unterstützer sinnvoll und interessant ist. Menschen wollen wissen, was durch ihre Spende geschieht und wem geholfen wird. Niemand spendet, um Haushaltslöcher zu schließen oder fehlende Einnahmen auszugleichen.

Wenn Sie ein konkretes Projekt haben,

  • Fangen Sie rechtzeitig mit dem Fundraising an. Es ist überzeugender, Geld für eine bevorstehende Aufgabe zu sammeln, als für eine, die schon läuft oder abgeschlossen ist.
  • Klären Sie, was genau dabei durch Spenden ermöglicht werden soll.

Wenn Sie kein konkretes Spendenprojekt haben: Präsentieren Sie Ihre Kirchengemeinde als Ganze - aber anhand von 1-3 konkreten Aktivitäten. Wählen Sie die Beispiele danach aus

  • Was einzigartig oder besonders typisch für Ihre Gemeinde ist
  • Wo Menschen geholfen wird
  • Was tatsächlich durch Spendenmittel mitfinanziert wird

Voraussetzungen #4

Wie hoch ist Ihr Etat für das Fundraising?

Um Geld für Unterstützer zu gewinnen, brauchen Sie auch Geld.
Rechnen Sie einen Anteil von 10% der geplanten Spendensumme als Sachkosten für das Fundraising

  • Für Werbung und Spenderansprache: Druck, Porto, Gestaltung
  • Für Verkaufsartikel, Benefizveranstaltungen etc.
  • Für das Fundraising-Team. Auslagenerstattung ist selbstverständlich, ein leckeres gemeinsames Essen im Jahr ist Pflicht.

Klärungen #1

Wofür stehen Sie als Kirchengemeinde?

Überlegen Sie in der Gemeindeleitung, wofür die Kirchengemeinde steht. Was prägt sie? Was tut sie Gutes? Welche Zukunftspläne hat sie? Dieses geklärte Selbst-Bewusstsein ist die Grundlage ihrer Spenderkommunikation. Vielleicht haben Sie eine Gemeindekonzeption oder ein Leitbild. Dann finden Sie darin wichtige Bezugspunkte.

Gerade dann, wenn Sie um Spenden für die Gemeinde insgesamt werben, ist ein geklärtes Gemeindebild wichtig. Aber auch, wenn es um ein konkretes Projekt geht, wie etwa die Instandsetzung eines Gebäudes ist die Frage wichtig, wozu dieses Gebäude gebraucht wird und welche Rolle es für die Menschen spielt und zukünftig spielen soll.

Sie werden schnell merken: Fundraising „spricht“: Das, was Sie durch die Spenden erreichen wollen, erzählt davon, was Sie als Kirchengemeinde glauben und leben.

Klärungen #2

Was wollen Sie durch Fundraising erreichen?

Klären Sie in der Gemeindeleitung, was das Ziel für das Fundraising sein soll. Bestimmen Sie für den Zeitraum von einem Kalenderjahr oder die Dauer eines bestimmten Spendenprojekts, welcher Spendenbetrag erzielt werden soll UND welche anderen Fundraising-Ziele Sie erreichen wollen. Zum Beispiel eine bestimmte Anzahl an Spendern oder an neuen Mitgliedern im Förderverein.

Auch wenn das Spendenziel eine wichtige Orientierung darstellt: Fundraising ist mehr als Spendensammeln! Es knüpft und stärkt Beziehungen, setzt Spaß und Freude frei, regt Menschen zur Beteiligung an, stiftet unvergessliche Erlebnisse und Gemeinschaft. All das gehört zusammen.

Klärungen #3

Haben Sie eine Idee, wer Sie unterstützt?

Überlegen Sie, für wen die Arbeit Ihrer Kirchengemeinde oder das durch Spenden zu finanzierende Projekt wichtig ist. Sammeln Sie die Personengruppen und Zielgruppen, die Ihnen einfallen:
Was macht für die jeweilige Zielgruppe den Reiz der Unterstützung aus? Wer hat aus früherer Zeit eine Verbindung zu Ihrem Spendenanliegen?

Hat das, was gefördert werden soll, nur für die Kirchengemeinde selbst Bedeutung oder ist es für andere Menschen interessant? Zum Beispiel für die Bewohner Ihres Ortes, für Menschen mit dem Wunsch, soziale Not zu lindern oder historische Werte zu erhalten? Gibt es Stiftungen oder Firmen, die mit Ihrem Anliegen verbunden sind? Oder Vereine und Einrichtungen am Ort, mit denen Sie kooperieren können?

Denken Sie daran: Unterstützung kann auch in anderer Form als durch Geld erfolgen.

Klärungen #4

Haben Sie einen Plan?

Wählen Sie im Fundraising-Team aus der Fülle an Ideen und Möglichkeiten diejenigen aus, mit denen Sie ihre Zielgruppe am besten erreichen. Achten Sie dabei auf eine gute Mischung von persönlicher Kontaktaufnahme, interessanten Veranstaltungen, attraktiven Mitmach- oder Verkaufsaktionen.

Planen Sie diese Aktivitäten für ein Jahr, so dass genügend Zeit für Vorbereitung und Werbung bleibt und Sie selbst nicht außer Atem kommen. Verabreden Sie, wer für welche Maßnahme die Verantwortung trägt und schreiben Sie diesen Jahresplan für alle Mitglieder des Fundraising-Teams auf.
Beginnen Sie ab dem 2. Jahr eine längerfristige Planung: Was wollen Sie regelmäßig im Fundraising unternehmen? Wie wollen Sie Ihre Arbeit weiterentwickeln?

Personen #1

Wer bringt Fundraising-Kompetenz ein?

Gehen Sie die 1. Schritte bei der Durchführung einer Spendenaktion oder beim Aufbau des Fundraisings gemeinsam mit Fachleuten Ihres Kirchenkreises bzw. Ihrer Landeskirche.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, selbst fachliche Kompetenz aufzubauen: Ein oder zwei Mitglieder Ihres Fundraising-Teams können eine Grundqualifizierung im Fundraising erwerben. Dazu gibt es kompakte Schulungen von 2x 3 Tagen als Basiskurs. Die Kurskosten sollte die Gemeinde übernehmen. Es ist eine Investition ins Fundraising, die Früchte trägt.

Die Fundraising-Fachkraft Ihres Kirchenkreises, Dekanats oder der Landeskirche informiert Sie über aktuelle Kurse, weitere Bildungsangebote und hilfreiche Literatur.

Personen #2

Welche Rolle spielt die Pfarrerin oder der Pfarrer?

Natürlich können Pfarrerinnen und Pfarrer sich aktiv in das Fundraising-Team einbringen. Dann muss geklärt werden

  • Wie der Zeitaufwand für das Fundraising zu ihren sonstigen Aufgaben passt
  • Welche wichtigen Aufgaben die anderen Teammitglieder haben
  • Wie Seelsorge- und Fundraisingkontakte auf gute Weise unterschieden werden

Wenn sie nicht Teil des Teams sind, ist es wichtig, dass Pfarrerin oder Pfarrer

  • Von allen geplanten Maßnahmen wissen
  • Dort sichtbar werden, wo es darum geht, die Gemeinde symbolisch zu vertreten: als Unterzeichner eines Spenden- oder Dankbriefes bei besonderen Spendenveranstaltungen, im persönlichen Dankbesuch bei Großspendern

Personen #3

Welche Rolle spielt die Verwaltungskraft?

Haben Sie ein Gemeindesekretariat? Dann wird es fast zwangsläufig eine wichtige Rolle im Fundraising spielen. Sofern die dort tätige Person nicht ohnehin in das Fundraising-Team eingebunden ist

  • Muss sie über das Fundraising und anstehende Aktionen rechtzeitig informiert werden, denn nur so kann sie auf Anfragen, die bei ihr eingehen, angemessen reagieren und die teils aufwändigen Fundraising-Arbeiten in ihr sonstiges Pensum einbauen
  • Muss klar sein, wer aus dem Fundraising-Team den Kontakt zu ihr hält
  • Muss sie entsprechend geschult werden, wenn sie Spendenverwaltung und Dankespost übernehmen soll. Insbesondere, wenn dabei spezielle Fundraising-Software eingesetzt wird

Personen #4

Wer gestaltet das Werbematerial?

Ein Prospekt zum Weitergeben, Auslegen und Beigeben in Spendenbriefen ist ein wesentlicher Informationsträger. Bei größeren Spendenaktionen ist es sinnvoll, ein Motto und ein Bildmotiv zu haben, das alle Aktivitäten sichtbar verbindet.

Vielleicht hat ein der Gemeinde nahestehender Profi aus dem Medienbereich Freude daran, Ihr Fundraising durch gute Gestaltung zu unterstützen. Überlegen Sie gemeinsam im Fundraising-Team, wer Ihnen einfällt und wer diese Person am besten fragt.

Wenn sich diese Möglichkeit nicht ergibt: Halten Sie den Gestaltungsaufwand schlicht. Setzen Sie auf jeden Fall das nötige Geld für eine professionelle Gestaltung ihres Aktions- oder Gemeindelogos ein, das bei allen Fundraising-Aktivitäten benutzt wird.

Sammeln Sie gute, aussagekräftige Fotos, die Ihr Werbematerial lebendig machen. Verwenden Sie nur Bilder, für die Sie das Nutzungsrecht haben. Die stärkste Wirkung haben Bilder von Menschen. In diesem Fall unbedingt vor Verwendung die Zustimmung der Abgebildeten bestätigen lassen.

Aufgaben #1

Wie wird Ihr Spendenanliegen bekannt?

Nutzen Sie die verschiedenen Wege, um ihr Spendenanliegen bekannt zu machen. Eine öffentlichkeitswirksame Aktion zu Beginn kann helfen, die nötige Aufmerksamkeit zu erregen. Denken Sie daran, dass einmaliges Hören und Sehen meist noch nicht ausreicht, damit Menschen Ihre Botschaft bewusst wahrnehmen. Sorgen Sie daher für wiederholte Begegnung.

  • Intern über Gemeindebrief, Ankündigung im Gottesdienst oder beim Gemeindefest, Brief an alle Gemeindeglieder, Vorstellung in Gruppen
  • Extern und intern über Infostand beim Stadtfest, Transparent an der Kirche, Schaukasten, Brief an alle Haushalte, Vorstellung in der Presse

Dazu ist es auch wichtig, dass alle Mitarbeitenden und Leitungspersonen der Gemeinde über die laufende Aktion informiert sind und zum Beispiel den aktuellen Spendenbrief kennen. Nur so können sie Auskunft geben, wenn sie angesprochen werden.

Und bei aller Freude an den guten gestalteten Medien: Unterschätzen Sie nicht die Wirkung, die es hat, wenn Sie Menschen direkt ansprechen und von dem Spendenanliegen erzählen.

Aufgaben #2

Wie organisieren Sie die regelmäßige Spenderansprache?

  • Stellen Sie jährlich ein attraktives Vorhaben vor, das durch Spenden verwirklicht werden soll.
  • Schreiben Sie dazu persönlich adressierte Briefe mit namentlicher Anrede an alle Gemeindeglieder ab 40 oder 50 Jahren und alle weiteren Personen, die bisher gespendet haben. Paare erhalten einen gemeinsamen Brief. Der Aufwand lohnt sich - auch dann, wenn Sie die Briefe nicht selbst verteilen, sondern per Post schicken. Mit der Dialogpost stehen Ihnen vergünstigte Tarife zur Verfügung.
  • Ein guter Spendenbrief schildert das Anliegen lebendig (Geschichte, Fotos). Er macht deutlich, was schon Gutes passiert ist (Erfolge) und was die angesprochene Person durch ihre Spende bewirken kann (positives Ziel).
  • Legen Sie dem Brief einen vorbereiteten Überweisungsträger und - sofern vorhanden - einen Projektprospekt bei.
  • Geben Sie monotone Arbeiten wie Ausdrucken der Briefe, Falten, Eintüten an einen Dienstleister (Lettershop) und beachten Sie dabei die Datenschutzrichtlinien Ihrer Landeskirche.

Aufgaben #3

Wie halten Sie die Übersicht über Spenden und Personen?

Richten Sie ein gesondertes Spendenkonto ein, dessen Eingänge Sie regelmäßig prüfen. Bei laufenden Briefaktionen am besten täglich.

Legen Sie eine Spenderdatei an, in der alle Spenden einer Person erfasst werden - über Jahre und über verschiedene Aktionen hinweg.

Eine Excel-Datei bietet die Möglichkeit zu Sortierfunktionen, Auswertungen und Ergebnisdarstellungen. Am besten geht es aber mit einer speziellen Fundraising-Software, die schon alle wichtigen Funktionen bietet. Die Fundraising-Fachkraft Ihres Kirchenkreises oder Ihrer Landeskirche informiert Sie näher über Möglichkeiten und auch kostenfreie Angebote.

Aufgaben #4

Wie halten Sie den Spenderkontakt?

Mit der erfolgreichen Spendenaktion ist eine neue Gruppe entstanden: Die Gruppe Ihrer Spenderinnen und Spender. Pflegen Sie diese Gruppen durch die passende Form des Kontakts. Denn zufriedene Spender spenden gerne wieder!

  • Nach einer Spende werden Dankbrief und Zuwendungsbescheinigung innerhalb weniger tage zugeschickt.
  • Menschen, die große Spenden geben (z.B. ab 500,- €), wird sofort persönlich durch Anruf oder Besuch gedankt. Und es ist geklärt, wer diese schöne Aufgabe wahrnimmt.
  • Auch wer wiederholt spendet (zum Beispiel bei der 5. Spende), erhält einen besonderen Dank. Das kann ein handschriftlicher Gruß sein.
  • Nach dem Dankbrief gibt es mindestens eine weitere Kontaktaufnahme ohne Spendenbitte, bevor der nächste Spendenaufruf verschickt wird: Einen Zwischenbericht zum Projekt oder die Einladung zu einer besonderen Veranstaltung. Informieren Sie über Erfolge.
  • Überlegen Sie sich, womit Sie Spenderinnen und Spendern eine Freude machen können. Ganz so, wie man durch passende Gesten Kontakt zu einem Freund oder eine Freundin hält.
  • Auf Spenderanliegen - Mitteilungen, Fragen, Kritik - wird rasch persönlich geantwortet. Kritik zeigt immer auch Interesse an der Sache und birgt die Chance, dass ein positiver Kontakt entsteht. Reagieren Sie auf Kritik per E-Mail oder Brief möglichst mit einem Telefonanruf. Mündlich lassen sich Konflikte erheblich besser zu einem guten Ende führen.

Joker

Haben Sie ein Fundraising-Konzept?

Wenn Sie alle vorangegangenen Fragen beantworten können: Ja! Dann brauchen Sie nur noch die Antworten in einem Text zusammenzufassen.

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