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Fundraising Software und Database Fundraising

Fundraising bedeutet, Daten richtig zu verstehen

Database-Fundraising bezeichnet ein datenbankgestütztes Fundraising mit Hilfe einer Fundraising Software. Personenbezogene Daten werden systematisch erhoben, verarbeitet und genutzt. Ein besonderer Fokus liegt auf der Analyse. Aus dieser werden Erkenntnisse gewonnen, um neue Aktionen optimiert zu entwickeln und so Kosten einzusparen. Die Basis des Database-Fundraisings ist die in den Kirchengemeinden und kirchlichen Organisationen eingesetzte Fundraising-Software. Als Kirchengemeinde verfügen Sie mit den kirchlichen Meldedaten über eine Vielzahl von Informationen, die für das Fundraising wichtig sind.

Sie kennen z.B. - das Alter Ihrer Mitglieder, die familiären Beziehungen und die Anschrift. Auch über die Interessen der Kirchenmitglieder haben Sie Informationen. Sie kennen die Mitglieder des Kirchen- oder Posaunenchores und können davon ausgehen, dass diese Menschen ein besonderes Interesse an Kirchenmusik haben. Fundraising Software hilft Ihnen dabei, Menschen gemäß ihren Interessen und Wünschen gezielt anzusprechen. Das Beziehungsmanagement wird systematisiert, Spendenaktionen können aussagekräftig ausgewertet werden.

Andreas Berg erklärt Fundraising Software

Deshalb brauchen Sie eine Fundraising-Software

Alle Organisationen, die dauerhaften im Fundraising erfolgreich sein möchten, brauchen irgendwann eine Fundraising Software. Das gilt auch für Kirchengemeinden und kirchliche Einrichtungen. Ab einer gewissen Datenmenge können Sie nicht mehr alle Informationen auf Karteikarten sammeln oder in Tabellen verwalten. Jede Spenderin und jeder Spender hat andere Interessen und muss individuell betreut werden.

Aus der Praxis

  • ein Spender wünscht sich für jede Spende eine Zuwendungsbestätigung
  • eine Spenderin hätte lieber eine Sammelbestätigung zum Jahresbeginn.
  • ein anderer Spender interessiert sich besonders für Kirchenmusik und möchte nur auf solche Projekte angesprochen werden.
  • Weitere Spender haben haben ausdrücklich erklärt, nur einmal im Jahr einen Spendenbrief erhalten zu wollen.

Eine gut gepflegte Datenbank ist das Gedächtnis ihrer Kirchengemeinde.

Die Informationen bleiben auch erhalten, wenn ein Personalwechsel stattgefunden hat. Neben der Verwaltung dieser Daten sorgt eine gute Fundraisingsoftware für eine verlässliche und schnelle Bearbeitung der Spendenvorgänge. Spenden werden durch das automatische Einlesen von Bankdatenformaten zeitnah gebucht. Der vorher hinterlegte Dankbrief wird der Spende digital zugeteilt und der Druck der Zuwendungsbestätigung ausgelöst. Oder er wird später mit den Sammelbestätigungen gedruckt. So wie es für den Spender passt und es in Ihrem Ablauf sinnvoll erscheint.

Automatisierte Spendenbuchungen sparen Zeit und Geld. Der zeitnahe Dankbrief ist ein wichtiges Kriterium für die Spenderzufriedenheit. Er schafft Vertrauen und führt zu einer langfristigen Spenderbeziehung. Tagesaktuelle Buchungsberichte lassen unmittelbar erkennbar erkennen, welche Spendenbeträge von welchem Absender eingegangen sind. So kann bei besonderen Spenden sofort und persönlich gedankt werden. Schließlich bringen Auswertungen und Analysen dem erfahrenen Fundraiser/der erfahrenen Fundraiserin wichtige Erkenntnisse für die Konzeption der nachfolgenden Aktionen.

Die Analyse-Werkzeuge in der Software liefern verschiedene aussagekräftige Kennzahlen

  • Return on Investment (ROI)

    Dieser zeigt, ob Aufwand und Ertrag in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Durch ihn wird erkennbar, ob die richtige Zielgruppe angesprochen wurde oder welche Spenderkategorien sich in Ihrer Kirchengemeinde entwickeln.
  • Durchschnittsspende pro Aktion oder pro Spenderin/Spender
  • Treue Ihrer Spenderinnen und Spender

    Wer ist besonders großzügig? Wer ist schon sehr lange dabei?

Mit Hilfe der Fundraising-Software können Sie jederzeit feststellen, ob Sie Ihre definierten Fundraising-Ziele erreicht haben. Auswertungen über mehrere Jahre, deren Ergebnisse in Ihre Fundraising-Strategie einfließen, lassen sich nicht über Excel-Listen abwickeln. Eine richtig angewendete Fundraising-Software spart Zeit und Geld, trägt zur Kostenminimierung und Gewinnoptimierung bei, dient der Spenderbindung und der Qualitätssicherung.

Was ist das Besondere am kirchlichen Database-Fundraising?

Es unterscheidet sich in mehreren Punkten von dem anderer Non-Profit-Organisationen. Die sehr umfangreichen Mitgliederdaten sind ein „Schatz“ für kirchliches Fundraising. Mit ihnen muss sehr sorgsam umgegangen werden. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Fundraising-Software im kirchlichen Einsatz folgenden Besonderheiten Rechnung trägt:

Mitgliederdaten

Jede Kirchengemeinde verfügt über umfangreiche personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder. Diese Daten „gehören“ der Kirchengemeinde. In manchen Landeskirchen besteht auch eine Mitgliedschaft zur Landeskirche. Je nach Daten-Besitz obliegt allein der Kirchengemeinde (ggf. auch der Landeskirche) die Nutzung dieser Daten.

Kommunaler Datenabgleich

Kirchen erhalten regelmäßig einen Abgleich ihrer Mitgliederdaten von den Kommunen. Für die Fundraising-Software bedeutet das: Ein regelmäßiger Datenabgleich muss möglich sein, ohne dass ältere Spenderdaten verloren gehen. Zugleich müssen Doppelstrukturen zugelassen werden. Eine von der Kirchengemeinde in der Software als „verstorben“ gekennzeichnete Person darf nicht beim kommunalen Datenabgleich positiv überschrieben werden, weil der Kommune die Sterbeurkunde noch nicht vorlag. Kein Verstorbener darf weiterhin Post von seiner Kirchengemeinde erhalten.

Kirchlicher Datenschutz

Die Kirchen sind für den Schutz der in ihrer Obhut befindlichen Daten selbst verantwortlich. Dem wird durch das Datenschutzgesetz der EKD (DSG-EKD) Rechnung getragen. Dieses Datenschutzgesetz regelt sowohl die Datenverarbeitung als auch Zugriffs- und Zutrittsrechte, die in der Software ihre Entsprechung finden müssen. Die personenbezogenen Daten von Kirchenmitgliedern dürfen zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben verwendet werden. Im Blick auf die elektronische Datenverarbeitung wurden von einer EKD-Arbeitsgruppe „Durchführungsbestimmungen zur Gewährleistung des Datenschutzes beim Fundraising“ entwickelt. Diesen Durchführungsbestimmungen oder der in Ihrer Landeskirche verabschiedeten Regelung muss die Fundraising-Software entsprechen. Fragen Sie hierzu Ihren Ansprechpartner Ihrer Landeskirche.

Kirchliche Strukturen

Aufgrund der kirchlichen Strukturen müssen die personenbezogenen Daten in Fundraising-Datenbanken sauber getrennt nach Mandanten verwaltet werden. Datenbesitzerin ist in der Regel die Kirchengemeinde. Es muss vermieden werden, dass die eine Kirchengemeinde die Mitgliederdaten der anderen Kirchengemeinde einsehen kann.

Fundraising und Seelsorge

Seelsorger dürfen in Wahrnehmung ihres Seelsorgeauftrages eigene Aufzeichnungen führen und verwenden. Diese Daten unterliegen dem Beicht- und Seelsorgegeheimnis und dürfen Dritten nicht zugänglich sein. In der Software dürfen solche Daten nur abgelegt werden, wenn die Möglichkeit zur individuellen Verschlüsselung besteht. Das bedeutet, nur die Person hat Zugriff, die sie angelegt hat und niemand anders.

Wie finden Sie das richtige Produkt?

Die Anschaffung einer Fundraising-Software bedeutet immer finanzielle und zeitliche Investition. Es ist eine Investition in die Zukunft, die Ihr Fundraising erfolgreicher machen wird. Dennoch will diese Investition gut überlegt sein. Wenn Sie eine Fundraising-Software anwenden wollen, wenden Sie sich zunächst an den Ansprechpartner für Fundraising in Ihrer Landeskirche. Vielleicht ist in Ihrer Landeskirche bereits ein System im Einsatz oder es wird ein Produkt empfohlen. Unter Umständen unterstützt Ihre Landeskirche bei der Anschaffung.

Sie erfahren dort auch, ob für Ihren Einsatzbereich eine landeskirchliche Freigabe für Software erforderlich ist oder welche Vorschriften oder Vorgaben Sie unbedingt einhalten müssen. Auf jeden Fall ist es wichtig, dass Fundraising-Software, Ihr Meldewesen-Programm und die Finanzbuchhaltung kompatibel sind. Schließlich ist es wichtig, auf welcher Strukturebene in Ihrer Landeskirche die Software eingesetzt wird. Läuft sie auf der mittleren Strukturebene (Kirchenkreis/Dekanat) und wird von einem ausgebildeten Fundraiser oder der Fundraiserin bedient? Oder sind Sie als Kirchengemeinde selbst gefordert? Wichtig ist, dass die Fundraising-Software von der Person oder den Personen, die damit arbeiten werden, bedient werden kann.

Keine Nutzung ohne intensive Schulung.

Eine Fundraising-Software ist ein ausgesprochen hilfreiches Werkzeug und so gut, wie der Handwerker, der es benutzt. Eine erfolgreiche Anwendung setzt Interesse, Einarbeitungszeit, ausreichende Schulung und Routine voraus. Eine Fundraising-Software kann sehr komplex sein. Sich damit vertraut zu machen braucht Zeit.

So lange dauert eine Fundraising-Software Einführung

Von der ersten Sichtung infrage kommender Anbieter über Tests und Schulungen bis zur Anwendung dauert es mindestens ein Jahr.

Erfahrungen mit Fundraising-Software in den Landeskirchen

Über Software-Erfahrungen zu den oben genannten kirchengemeindlichen Spezifika verfügen die nachfolgenden Landeskirchen oder Kirchenkreise. Auskünfte erhalten Sie über Ihren Ansprechpartner für Fundraising:

Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers: Context K (KIGST GmbH), KiD-Spende (Comramo IT Holding)

Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern: KiD-Spende

Evangelische Landeskirche Baden: und Evangelische Kirche von Westfalen: KirA (ECKD GmbH)

Evangelische Kirche von Kurhessen-Waldeck: Erprobung von KirA

Was noch dazu gehört

Fundraising Strategie

Vor der Fundraising Konzeption steht die Strategie.

So kommen Sie zur Strategie

Datenschutz

Was geht im Fundraising? Was geht nicht? Erhalten Sie Basisinformationen über Datenschutz in der Evangelischen Kirche.

Mehr über Datenschutz erfahren

Videos im Fundraising

Videos im Fundraising Einsatz sind sinnvoll, um die Story hinter dem Projekt zu kommunizieren. Tobias Dunkel erklärt, warum das so ist.

Mehr über Videos erfahren