Kornfeld von oben

E-Mail Newsletter im Fundraising für Kirche und Diakonie

E-Mail Newsletter sind zu Recht ein Dauerbrenner in der Kommunikation. Viele gemeinnützige Organisationen setzen drauf, ebenso immer mehr kirchliche und diakonische Einrichtungen .

Sie dienen der allgemeinen Information, sind aber auch als sehr erfolgreiche Fundraising-Instrumente. Damit ein E-Mail Newsletter neben Reichweite und allgemeiner Wahrnehmung auch Spendenerfolge mitbringt, sollten Kirchen und Diakonische Werke auf einige grundlegende wichtige Punkte achten.

1. Strategie entwickeln und Ziele festlegen

Stellen Sie sich vorab die Frage, wofür Sie den E-Mail Newsletter einsetzen möchten. Warum brauchen Sie ihn? Legen Sie fest, welche Zielgruppe der Newsletter überhaupt erreichen soll. Klären Sie die Kommunikationsziele, sowohl inhaltlich als auch durch Kennzahlen überprüfbar.

Beobachten Sie dies über einen längeren Zeitraum, um Erfahrungswerte zu sammeln. Ein einmaliger Newsletter besitzt – genau wie ein Spendenmailing – keine Aussage über Erfolg oder Misserfolg.

Achtung Falle!

Im Gegensatz zum Spendenmailing dürfen Sie nicht einfach Menschen mit einer E-Mail versorgen. Sie benötigen das ausdrückliche Einverständnis. Dieses wird in der Regel per Double Opt-In Verfahren dargestellt. Moderne Newsletter-Systeme können dies datenschutzkonform abbilden.

Haben Sie bereits rechtlich einwandfrei nutzbare E-Mail Adressen, die per Double Opt-In abgesichert sind? Oder fangen Sie bei Null an? Leider dürfen Sie keine E-Mail Adressen einfach importieren.

2. Newsletter Inhalte planen

Planen Sie die Versandintervalle und versenden Sie in regelmäßigen Abständen. Um wahrgenommen zu werden sollte dies mindestens 6x pro Jahr geschehen.

Erstellen Sie dafür einen einfachen Redaktionsplan und vereinbaren Sie die Themen für ein Jahr. Dieser Plan darf auch aktuelle Ausnahmen und Spontanität zulassen. Ob ein oder mehrere Redakteure mit an Bord sind: Egal. Aber eine Person hat den Hut für das Ganze auf.

Vermeiden Sie Eigenwerbung und Hinweise auf die eigene großartige Arbeit.

Orientieren Sie sich bei der Planung am Interesse der Zielgruppe, nicht an den eigenen. Planen Sie ausschließlich aus der Sicht der Empfängerinnen und Empfänger: Warum sollen diese Ihrem Newsletter wenige Sekunden der kostbaren Zeit schenken?

Analysieren Sie die ausgesendeten Newsletter auf Akzeptanz und Inhalte.

Was wurde wirklich gelesen? Was wurde geklickt? Lernen Sie aus den Ergebnissen und passen Sie die Strategie und Inhalte stetig wieder an. Testen Sie per A/B Tests unterschiedliche Versionen Ihres Newsletters.

Nutzen Sie kurze und gute Inhalte.

Diese können im Newsletter angeteasert werden und auf der Website Ihrer Kirchengemeinde oder Diakonie entweder identisch oder ausführlicher nachlesbar sind. Die Inhalte im Newsletter können zusammenfassend, für den Leser neu, als Hinweis auf Kommendes oder elitär ausschließlich für die Abonnenten sein.

Alles hat seine Rechtfertigung, so sie denn gut begründet und natürlich erfolgreich ist. Ein Newsletter kann ebenso Hinweise auf die kommenden Themen der Organisationen beinhalten. Entscheidend für das Öffnen ist eine sympathische und prägnante Betreffzeile. Auch diese kann per A/B Test ausprobiert werden.

3. Nutzen Sie Newsletter-Tools für den Versand

Vermeiden Sie von Anfang den Versand von E-Mail Newslettern per Outlook oder anderen Mailprogrammen.

Vorteile Newsletter-Tool

  • Newsletter-Tools garantieren diese bei korrekter Handhabung die datenrechtskonforme Abwicklung,
  • Sie haben mit dem An- und Abmeldeverfahren nichts zu tun
  • Fehlerhaft zugestellte E-Mails werden automatisch aussortiert.
  • Die Gestaltung gelingt oft sehr einfach und gut
  • Ihr E-Mail Server wird nicht als Spam-Server bewertet. Die E-Mails erreichen alle gewünschte Menschen.
  • E-Mail Newsletter und Kampagnen können sehr gut ausgewertet werden.
  • Die Newsletter Anmeldeformulare können gut auf der eigenen Website eingebaut werden.
  • Newsletter können archiviert werden

 

Nachteile Newsletter-Tool

  • Gute Newsletter-Tools kosten etwas. Die Kosten sind aber für den Einsatz in Kirchengemeinden oder diakonischen Einrichtungen überschaubar. Einige sind gegen die Einblendung von Werbung kostenlos.
  • Benötigen eine gewisse Einarbeitungszeit. Aber nicht mehr als für andere Instrumente auch.

 

Welches Newsletter-Tool nutzen?

Genau wie bei einer Fundraising Software auch (die um einiges komplexer ist), kommt die Entscheidung für ein Tool erst ganz zum Schluss der Planung.

Es gibt viele gute Newsletter Werkzeuge. Sehr viele. Ein gutes Tool ist einfach zu nutzen und gut auf der eigenen Website zu implementieren. Es bietet sehr gute Auswertungsmöglichkeiten bis hin zum Live-Modus und ermöglicht rechtssichere Double-Opt Ins.

Optimal ist, wenn es gute und mobiloptimierte Design-Vorlagen (Templates) gibt oder eigene gestaltete Vorlagen einfach einzubauen sind.

An- und Abmeldeseiten sind textlich anpassbar oder verweisen auf Landeseiten auf Ihrer Website. Es existiert ein gutes Archiv und bietet zusammenfassende Analyse E-Mails an die verantwortlichen Redakteure.

Die Gebühren sind transparent (teilweise im einfacheren Einsatzbereich sogar kostenlos) und dadurch planbar. Vor der Auswahl beachten Sie bitte die, ob die Richtlinien des kirchlichen Datenschutzes erfüllt sind. Schließen Sie auf alle Fälle einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Schauen Sie sich unterschiedliche Newsletter-Tools aus und probieren Sie aus.

Häufig ist hängt es auch vom Look-and-feel und von den persönlichen Vorlieben ab. Die meisten “Großen” bieten hinsichtlich ihrer Funktionalität sehr ähnliche Leistungen an. Die Suchmaschine Ihres Vertrauens hilft gut bei der Auswahl.

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