Gespräche aufzeichnen und mit KI transkribieren

Nach dem inspirierenden Gespräch mit einem Großspender über das neue Gemeindezentrum stapeln sich die handschriftlichen Notizen auf dem Schreibtisch. Welche Bedenken hatte die Stiftungsvertreterin nochmal? Was waren die konkreten Förderbedingungen? Bis das Protokoll geschrieben ist, sind wichtige Details bereits vergessen – dabei hängt oft die gesamte Projektfinanzierung von der Präzision dieser Dokumentation ab.

KI-gestützte Transkription revolutioniert die Fundraising-Dokumentation: Gespräche werden automatisch in strukturierte Texte umgewandelt, Spenderbeziehungen lückenlos dokumentiert und Nachfass-Aktionen systematisch geplant. Die Technologie ermöglicht es Fundraising-Verantwortlichen, sich vollständig auf das Gespräch zu konzentrieren, statt permanent mitzuschreiben.

KI-Transkription verstehen

Moderne Künstliche Intelligenz analysiert Audioaufnahmen und wandelt gesprochene Sprache präzise in Text um. Die Technologie erkennt verschiedene Sprecher, versteht regionale Dialekte und erfasst sogar komplexe Fachbegriffe aus den Bereichen Theologie, Sozialarbeit und Projektfinanzierung.

Anders als herkömmliche Diktiersoftware funktioniert KI-Transkription ohne vorherige Einlernphase – ein entscheidender Vorteil für ehrenamtliche Fundraiser ohne technische Vorerfahrung.

Fundraising-Szenarien: Wo Transkription den Unterschied macht

Gespräche dokumentieren: Großspender-Meetings, Stiftungsverhandlungen und Sponsoring-Gespräche werden vollständig erfasst. Jede Zusage, jeder Vorbehalt, jede Frist wird dokumentiert – die Basis für erfolgreiche Nachfassen und Projektrealisierung.

Fundraising-Events auswerten: Benefizkonzerte, Spendenabende und Charity-Veranstaltungen produzieren wertvolle Gespräche mit potenziellen Förderern. Diese Kontakte systematisch zu erfassen, entscheidet über künftige Spendenerfolge.

Projektpräsentationen optimieren: Feedback aus Vorstandssitzungen, Gemeindeversammlungen und Förderanträgen wird strukturiert erfasst und fließt in die Projektentwicklung ein.

Kampagnen-Strategieentwicklung: Brainstorming-Sessions, Planungsmeetings und Evaluierungsrunden werden festgehalten, um erfolgreiche Ansätze zu wiederholen und Schwächen zu identifizieren.

Szenario 1: Gespräch vor Ort

Entscheidend für eine gute Transkription ist die QQuelle der Aufzeichnung. Dies meint die Qualität der ursprünglichen Audioaufzeichnung. Im Alltag steht kein Aufnahme- oder Podcaststudio zur Verfügung. Währen Sie eine ruhige Räumlichkeit aus. Lassen Sie alle Gesprächsteilnehmer namentlich vorstellen. Obligatorisch benötigen Sie das Einverständnis zur Aufzeichnung.

Technik
Die günstigste Variante ist das Smartphone, was durch ein Aufsteckmikrofon ergänzt werden kann. Die nächste Stufe wäre dann eigenständig aufnehmendes Ansteckmikrofon, das auch für die Videoproduktion eingesetzt werden kann. Qualitativ am besten wären portable Audiorecorder. Platzieren Sie das Gerät zentral zwischen den Sprechenden.

Software
Version 1: Das Gespräch wird aufgezeichnet und die entstandene Audio-Datei auf einen Rechner zur weiteren Transkription übertragen.

Version 2: Das Gespräch wird direkt live im Smartphone in einer speziellen App transkribiert. Dies kann lokal geschehen, dafür wird ein sehr leistungsstarkes und modernes Telefon notwendig sein. Alternativ wird die Datei von einem externen Server transkribiert, was Datenschutzfragen aufwerfen kann.

Transkription auf dem Rechner
Die Audiodatei wird in einer Transkriptions-Software geöffnet. Zum Zeitpunkt der Erstellung des Beitrags (Juni 2025) ist die Software MacWhisper auf dem Mac sehr zu empfehlen. Weitere Programme (auch für die Windows-Welt) entnehmen Sie dieser Liste. Um die beste Qualität der Transkription nutzen zu können, laden Sie sich das größte zur Verfügung stehende Datenpaket herunter. Dies ist meist mit "large - most accurate" oder ähnlich bezeichnet. Zum aktuellen Zeitpunkt stellt OpenAI diese qualitativ wirklich guten Datenpaket kostenlos zur Verfügung.

Die Transkription erfolgt in diesem Fall lokal auf dem eigenen Rechner und verlässt diesen nicht. Somit können auch datenschutzsensible Aufzeichnungen transkribiert werden. KI-Transkriptionen erreichen etwa 85-90% Genauigkeit. Namen von Spendern, Organisationen und Projektbezeichnungen benötigen häufig Korrektur. Fördersummen und Termine sollten besonders sorgfältig überprüft werden.

Der Vorteil beispielsweise von MacWhisper ist es, dass dann in einem weiteren Schritt mit der Transkription Dinge getan werden können.

Hierzu zählen beispielsweise

• Übersetzungen
• Auswertungen
• Kürzungen
• Verbesserungen

Fazit

KI-Transkription transformiert kirchliches Fundraising von ad-hoc-Dokumentation zu systematischem Beziehungsmanagement. Die Technologie ist ausgereift genug für den professionellen Einsatz und erschwinglich genug für kleinere Organisationen. Die gesparte Zeit fließt direkt in andere notwendige Arbeiten und strategische Fundraising-Entwicklung.

Die Investition in moderne Dokumentationstechnologie zahlt sich nicht nur in gesparter Zeit aus, sondern vor allem in nachhaltigeren Spenderbeziehungen und höheren Spendeneinnahmen. In einer Zeit, in der jeder Euro für die kirchliche Arbeit zählt, wird professionelles Fundraising-Management zur Notwendigkeit.